El formato Bitácora de mantenimiento es una herramienta muy importante e indispensable de uso, para cualquier clase de técnico de mantenimiento, o administrador de una empresa que requiera los servicios de mantenimiento.
Con este formato se puede mantener un estricto control referente a las actividades de mantenimiento realizadas en un equipo, sistemas o instalaciones.
Cualquier empresa que trabaje con equipos o sistemas, que requieran de mantenimientos preventivos y correctivos, pueden beneficiarse ampliamente con el formato Bitácora de Mantenimiento.
¿Qué es una Bitácora de Mantenimiento?
Una Bitácora de mantenimiento es un formato que permite llevar un registro cronológico, completo y ordenado de todas las actividades concernientes a los mantenimientos realizados a cierto sistema o equipo.
Dicha bitácora funciona como un registro de los cuidados necesarios de los equipos para su funcionamiento, esto ayuda a identificar patrones de fallas, desgaste de piezas, monitorear el rendimiento preventivo e implementar de manera eficiente mantenimientos preventivos y correctivo a los equipos.
El registro puede hacerse de manera diaria, semanal o mensual, según lo necesite cada caso particular.
La bitácora de mantenimiento funciona como el respaldo que garantice el buen cuidado de los equipos, así como del buen trabajo de mantenimiento.
Estructura de una Bitácora de Mantenimiento
Dentro de un formato Bitácora de Mantenimiento, generalmente podemos encontrar la siguiente información relevante referente a los mantenimientos:
- Nº de Reporte: Funciona con el identificativo de mantenimiento. Permite realizar el seguimiento y la trazabilidad del Mantenimiento, ya sea Preventivo o Correctivo.
- Fechas: Generalmente contiene la “Fecha Programada” que es la Planeación previa, “la Fecha de revisión” que es la fecha en que se realiza el mantenimiento y “La fecha del reporte”, generalmente se utiliza para garantizar que se efectúen actividades de mantenimiento correctivo a partir de la revisión.
- Datos técnicos del encargado: Permite la correcta identificación del responsable, generalmente solicita datos como nombre, nº de documento y teléfono del técnico encargado de hacer el mantenimiento.
- Datos técnicos del Equipo/Herramienta: Hace referencia a la información técnica de los Equipos y/o Herramientas que requieren la programación del mantenimiento.
- Identificación del equipo, Contiene la información que identifica el equipo, como número de serie, clase de equipo, código de Inventario, marca y modelo.
- Descripción general de la actividad: Debe especificar la actividad que se va a realizar en el mantenimiento, de manera general y entendible
- Mantenimiento Preventivo (Actividades Específicas): Se utiliza para dejar el detalle de cada actividad que se debe realizar para garantizar un mantenimiento adecuado.
- Descripción/Observaciones: En este apartado se deben reportar los hallazgos, observaciones o anotaciones técnicas que requieren ajustarse.
- Actividades Correctivas: Se utiliza para hacer seguimiento a las actividades recomendadas por el técnico y que requieren ejecutarse con prioridad.
- Firma de quién elaboró y autorizó: Es la parte donde se relacionan el técnico responsable y el encargado de autorizar.
Características de la Bitácora de Mantenimiento
El formato Bitácora de Mantenimiento de Excel Para Todos, muestra la información completa de acuerdo a los requerimientos de una Bitácora de Mantenimiento, de la siguiente manera:
- Cada segmento de información está separado e identificado según su categoría
- Permite registrar la fecha de programación, fecha de revisión y fecha del reporte
- Solicita el registro de la información completa del técnico encargado de realizar el mantenimiento.
- Permite identificar claramente la información relevante del equipo
- Solicita descripción de la actividad realizada
- Contiene división entre mantenimiento preventivo y correctivo
- Permite identificar con un check en verde o una equis (X) en rojo, el nombre de la actividad y si se realizó o no.
- Contiene espacio para identificación de quién realizó la actividad y quién la autorizó
Este documento suele guardarse como soporte de control de calidad y el historial del mantenimiento de los Equipos y/o herramientas en la Empresa.
Cómo usar el formato de Bitácora de Mantenimiento en Excel
Navega por los menús del principio de esta plantilla, y ubica la hoja👉FORMATO BITÁCORA DE MANTENIMIENTO. Ingresa a esta y completa la información:
- Número del reporte de acuerdo al consecutivo de cada Equipo, o según el procedimiento que haya estipulado su empresa.
- Fechas: Digita la fecha de programación, Fecha de revisión y Fecha del reporte en cada espacio correspondiente.
- Datos técnicos del Encargado: Digita el Nombre, nº de documento y teléfono de contacto del técnico encargado del mantenimiento.
- Datos técnicos del Equipo: Registra la descripción clara del Equipo o la Herramienta a realizar el mantenimiento, la referencia o el código del activo en inventario, la Marca y el Modelo, en cada espacio identificado para tal fin.
- Descripción general de la actividad: Aquí debes escribir muy claramente y de manera general el objetivo del mantenimiento del Equipo.
Puedes escribir también alguna recomendación técnica de lo que se debe garantizar en la revisión.
- Nombre de Actividades específicas: En este espacio debes digitar cada actividad tipo Check List, está parametrizado para escribir entre 1 a 12 actividades específicas, e identificar si la actividad se encuentra completada o no.
De las celdas “K30 a la M36” debes describir en orden las actividades que se requieran.
Adicional: En la sesión mantenimiento preventivo al lado izquierdo de cada actividad debe seleccionar si cumple o no cumple. Es decir, si funciona correctamente se debe seleccionar el “✔” y si presenta alguna irregularidad que requiera ajustarse debe seleccionar la “✖“.
- Descripción/Observaciones: Debes escribir claramente los hallazgos y las irregularidades encontradas durante la revisión.
- Actividades Correctivas: Se debe poner las actividades que requieren atenderse con prioridad. Al lado izquierdo de cada línea debe seleccionar el “✔” cuando se realice y si aún está pendiente por realizar debe seleccionar la “✖“.
- Firmas: en las siguientes secciones, registra el nombre y la firma de acuerdo a cada responsable de la Elaboración y Autorización.
Notas:
- Las celdas sombreadas con rosado son campos Obligatorios.
- La contraseña para desproteger la hoja “BITACORA DE MANTENIMIENTO” es 1234
(Dar click derecho sobre la hoja, seleccionar Desproteger hoja y digitar la contraseña)
Beneficios de usar la Bitácora de Mantenimiento en Excel
Con la el formato Bitácora de Mantenimiento, obtienes los siguientes beneficios:
- Formato amigable y fácil de usar donde te permite diligenciar, registrar y controlar los mantenimientos programados por la empresa de todos sus Equipos y/o Herramientas.
- Mantener un control de cada equipo, su desgaste por uso y asertividad en los mantenimientos.
- Documento con diseño profesional, apto para cualquier empresa que desee llevar un adecuado control de sus mantenimientos.
- Formato exportable a PDF.
- Formato configurado para impresión inmediata.
Tecnología aplicada al formato de Bitácora de Mantenimiento en Excel
Para desarrollar esta plantilla hemos utilizado la siguiente Tecnología: Plantilla en Excel para descargar, formatos de celda, formatos condicionales, listas desplegables, Seguridad de Rangos de Campos, controles de formulario, macros VBA.
Plantilla aplicable para Excel en sistemas operativos Windows y Mac.
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Equipo Excel Para Todos.
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