Registro y base de datos de proveedores en Excel

Formato de Registro y Base de datos de Proveedores en Excel

Los proveedores son una parte fundamental dentro de las transacciones comerciales, pues es a través de estos que las empresas pueden obtener los materiales y bienes necesarios para rentabilizar sus actividades. Es por esta razón que es importante llevar un control preciso sobre las relaciones que se mantienen entre las dos partes, para tomar mejores decisiones, lo cual se hace mediante un registro de proveedores.

La ficha de proveedores de Excel es una excelente herramienta para llevar a cabo este tipo de registros, y es uno de los documentos más importantes dentro de la gestión de una empresa. A continuación, te explicaremos de qué se trata este documento.

¿Qué es una ficha de proveedores y para qué sirve?

Una ficha de proveedores es un registro de los datos que identifican a un proveedor con el que una empresa mantiene una relación comercial. En este documento se incluye toda la información necesaria para poder llevar a cabo un proceso de compraventa, como lo son los datos de contacto o el tipo de servicio que ofrece el negocio.

Las fichas o directorios de proveedores permiten realizar una comparación entre las distintas empresas que ofrecen un mismo servicio o distribuyen un tipo de producto en particular, con el fin de tomar la mejor decisión al momento de emprender un nuevo negocio.

Además, como cualquier otro registro, tener una base de datos que permita acceder a todos los datos de un proveedor, facilita los procesos de compraventa, pues optimiza los tiempos de contacto y establece mejores relaciones comerciales entre las dos partes.

Elementos y estructura de una ficha de proveedores

Las fichas de proveedores deben incluir los siguientes datos con el fin de estar al tanto, en todo momento y de manera exacta, de los diferentes procesos de compraventa que se estén llevando a cabo:

Nombre de la empresa o distribuidor.
Número de identificación tributario: es el número que permite identificar, legalmente, a las personas naturales con negocio o personas jurídicas.
Dirección: este campo puede incluir dirección domiciliaria, ciudad, provincia e, incluso, código postal.
Datos de contacto: entre los cuales se pueden mencionar teléfono, correo electrónico y el nombre de la persona a la que se le puede contactar directamente.
Lead time o tiempo de entrega: es el intervalo de tiempo (días, semanas, meses) en que el producto será entregado.
Servicios: es el concepto por el cual el proveedor ha establecido el proceso de compraventa con la empresa.

Formato lista de proveedores: Características

Cómo llenar el modelo de ficha de proveedores

El modelo de ficha de proveedores de Excel Para Todos está diseñado para que puedas realizar registros rápidos y precisos, de manera sencilla, por lo que únicamente tendrás que seguir estos pasos:

1. Dirígete a la hoja de cálculo REGISTRO PROVEEDORES y, una vez allí, oprime el botón PROVEEDORES, el cual se encuentra en la parte derecha de la base de datos.

2. Se desplegará un formulario, en donde podrás realizar el registro de los datos que corresponden al proveedor en cada uno de los campos especificados. Finalizado este proceso, solo oprime el botón Guardar ¡y listo! ¡Así de fácil puedes llevar un control sobre los procesos comerciales que mantienes con tus proveedores!

También puedes realizar modificaciones rápidas de la base de datos desplazándote mediante las flechas del formulario y oprimiendo el botón Editar.

Beneficios de usar el formato de registro de proveedores en excel

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