Formato Orden de Compra en Excel

Preguntas frecuentes

Tus compras deben estar especificadas en órdenes de compra. Este registro y control es vital para tu contabilidad, así como para las buenas relaciones con tus proveedores.

Con nuestra plantilla Orden de Compra en Excel vas a poder emitir este documento legal y automatizado, para que todos tus cálculos sean correctos y tengas compras seguras.

Qué es una Orden de Compra

La orden de compra regularmente también conocida con su traducción del inglés Purchase Orden ( P.O), es un documento o fichero mediante el cual se cierra o formaliza una intención de compra de productos o servicios, entre vendedor y comprador.

Una orden de compra cuenta con varios elementos que te mostramos a continuación.

Características del Formato Orden de Compra

En una orden de compra debes detallar todas las condiciones pactadas en el negocio. Esto implica tener en cuenta los siguientes elementos importantes:

- Precios de tarifa y descuentos: Incluye los valores completos.

- Fechas de despacho y entrega: Es muy importante que especifiques el tiempo exacto.

- Método de entrega (Incoterm), lugar de entrega y costes de envío: Cada detalle de la entrega es importante. No obvies ningún dato. El lugar, la empresa de envío o la manera en que recibirás el producto y los valores de transporte y entrega, todos son datos que vas a necesitar.

- Condiciones de pago: Algunos productos requieren un pago adelantado, otros contra entrega, otros 50/50. Asegúrate de dejar muy claro todo esto. Además si es en efectivo, transferencias etc. Estas condiciones son indispensables tenerlas bien definidas.

- Número de orden de compra: Lleva un serial de tus órdenes de compra, esto facilita archivarlas y ubicarlas.

- Sello o firma de confirmación del vendedor: Con la firma o sello garantizas que el vendedor está de acuerdo y va a responder por ello.

De esta manera, tendrás un documento listo para emitir.

¿Quién emite una Orden de Compra?

En todos los casos, el documento de orden de compra es emitido por el comprador, ya que mediante éste, se cierra la solicitud ante el vendedor.

Una orden de compra se considera abierta hasta que el vendedor haya cumplido con las cantidades totales pactadas. Se puede cerrar unilateralmente por cualquiera de las dos partes, ante el incumplimiento de algunas de las condiciones establecidas.

Para facilitarte la creación de este documento, hemos diseñado una plantilla que te encantará.

Cómo utilizar el Formato Orden de Compra en Excel

Utilizar la plantilla de orden de compra en Excel es muy sencillo. Cuenta con dos hojas.

1. En la hoja P.O. EJEMPLO, podrás ver un modelo de orden de compra, por si te surge alguna duda al diligenciamiento.
2. En la hoja P.O Rellenar, encontrarás un formato de orden de compra Excel debidamente formulado para el cálculo de los totales. Solo debes escribir en los espacios vacíos los datos que aplican a tu compra.

La plantilla orden de compra, además cuenta con tres opciones importantes:

- Generación e impresión de la orden de compra en PDF.
- Envío de la orden de compra por email, de acuerdo al correo electrónico que pongas en la celda “F16”.
- Data clean del formato, para dejarlo vacío y que puedas rellenar una nueva orden de compra.
- También tienes la opción de descargar el formato en Excel y PDF