Una de las tareas más importantes para garantizar el éxito de los proyectos llevados a cabo por una empresa es realizar una correcta gestión de riesgos. Con esto no solo se puede prever el impacto de cada uno de los procesos, sino realizar su planificación, de manera adecuada, y disponer de los elementos necesarios para asegurar un buen término. Todo esto se puede lograr a través de la plantilla matriz de riesgos de Excel.
La matriz de análisis y evaluación de riesgos es una herramienta enfocada en el apoyo a gerentes y empresarios en gestionar el nivel de riesgo de cada uno de sus proyectos, por lo que resulta en una herramienta imprescindible para garantizar el éxito de tu empresa y de cada uno de los planes que desees llevar a buen puerto. A continuación, te explicaremos cómo utilizarla y aprovechar todos sus beneficios.
Características de la Plantilla Matriz de Evaluación y Análisis de Riesgos en Excel
- Es una matriz de riesgos dinámica con opciones de personalización.
- Contiene un menú de herramientas y filtros para la gestión de los datos de la plantilla.
- Para mayor comprensión de este tipo de gestiones, se expone un ejemplo práctico de una matriz de riesgo aplicada al proceso de ventas de una empresa.
- Clasifica la información en una tabla que contiene la categoría o área de la empresa, el plan de acción a realizar, los KPI (Indicadores Clave de Rendimiento), el responsable y el estatus del proceso.
- Implementa un minigráfico de barras para identificar la cantidad de procesos según su riesgo.
- Presenta una interfaz profesional e intuitiva.
- Hoja de cálculo exportable a archivo PDF.
Cómo utilizar la matriz de análisis de riesgos
La plantilla matriz de análisis y evaluación de riesgos cuenta con una gran cantidad de herramientas que te permitirán realizar una eficaz gestión de riesgos sobre los procesos productivos y operativos de la empresa. A continuación, te explicaremos cómo aprovechar todos estos elementos en tu labor:
- MATRIZ PARÁMETRO: en este apartado, encontrarás dos tablas:
- Matriz de riesgos o probabilidad – impacto: se trata de un cuadro de dos entradas, equivalentes cada una a la probabilidad y al impacto del evento dentro de la empresa. La probabilidad está parametrizada en una escala del 1 (Muy baja) al 5 (Muy alta), mientras que el impacto, en una escala del 1 (Mínimo) al 16 (Máximo).
Estas escalas son personalizables y las puedes modificar según tu criterio o experiencia en la empresa o procesos a desarrollar.
- Nivel de riesgo: en esta tabla encontrarás los límites en los que se puede considerar que el nivel de riesgo de un evento es aceptable, tolerable, alto o extremo. A cada uno de estos valores le está asignado un color distintivo.
Puedes modificar los límites en los que se enmarca cada uno de los niveles de riesgo según tu criterio o experiencia.
- Matriz de riesgos o probabilidad – impacto: se trata de un cuadro de dos entradas, equivalentes cada una a la probabilidad y al impacto del evento dentro de la empresa. La probabilidad está parametrizada en una escala del 1 (Muy baja) al 5 (Muy alta), mientras que el impacto, en una escala del 1 (Mínimo) al 16 (Máximo).
- MATRIZ RIESGO: aquí, podrás organizar los diferentes eventos, procesos y operaciones de la empresa de acuerdo a su área o categoría. Asimismo, podrás llevar a cabo todas las gestiones necesarias para garantizar un correcto control sobre estos. Veamos cómo hacerlo:
- Una vez especificados tanto los eventos como sus respectivas áreas de operación, solo debes seleccionar la probabilidad de que estos ocurran a través del menú desplegable al que podrás acceder al seleccionar la celda.
- Repite el mismo procedimiento anterior, esta vez seleccionando el impacto del evento sobre el desarrollo de la empresa.
- Con lo anterior, la plantilla determinará, automáticamente, el nivel de riesgo del evento y cambiando de color la fila donde se ubica. ¡Así de rápido y sencillo puedes determinar y organizar una gestión de los procesos de la empresa y garantizar su éxito!
- Por último, puedes especificar diferentes aspectos importantes para garantizar el correcto desarrollo del proceso, tales como el plan de acción, los KPI (los cuales permitirán medir el rendimiento del mismo) y el encargado.
- También puedes especificar el estatus del evento. De manera predeterminada, puedes seleccionar tres opciones: pendiente, implementado, revisado. Si deseas modificar o agregar una nueva opción, puedes hacerlo en la hoja ADICIONAL.
- De igual manera, puedes agregar notas relevantes para el proceso.
En esta última hoja, podrás utilizar varias herramientas que facilitarán la gestión de los procesos, entre las cuales se encuentran (de izquierda a derecha):
- Tablero a través del cual puedes filtrar lo que se muestra en pantalla según el nivel de riesgo.
- Recuadro para filtrar, según el responsable, los eventos que se muestran en la tabla.
- Minigráfico de barras en donde se muestran la cantidad de eventos según el nivel de riesgo que presentan.
- También podrás filtrar los eventos según su estatus.
- Finalmente, puedes utilizar las opciones de Agregar una nueva fila a la tabla, Limpiar la tabla y Exportar el documento a PDF.
Ventajas de usar el formato matriz de riesgos en Excel
- Permite seleccionar y personalizar los parámetros a tener en cuenta, al momento de calcular el nivel de riesgo del evento, según el criterio y experiencia del evaluador.
- Puedes llevar a cabo un control y gestión precisos sobre los proyectos a realizar o que se están desarrollando.
- Cuenta con una gran cantidad de herramientas y elementos que facilitan la identificación de los factores involucrados en el desarrollo del proceso.
- Puedes filtrar los datos para identificar los eventos según su nivel de riesgo, responsable o estatus para llevar a cabo los procedimientos adecuados y pertinentes para cada uno.
- Es fácil de utilizar y no necesitas tener grandes conocimientos en el manejo de Excel.
- Tiene una interfaz intuitiva, la cual puede ser fácilmente utilizada y aprovechada para las labores de gestión de riesgos.
Tecnología aplicada a la matriz de análisis de riesgos en Excel
Puedes utilizar esta plantilla tanto para Windows como para Mac. Además, algunas de las tecnologías aplicadas para su desarrollo fueron:
- Formato de celdas.
- Tablas en Excel.
- Macros VBA.
- Formatos condicionales
- Validación de datos.
- Plantilla aplicable para Excel en sistemas operativos Windows y Mac.
- Plantilla válida para versiones de Microsoft Excel 2016 y posteriores
- No es compatible con hojas de cálculo de Google ni con Libre Office.
- Nuestras plantillas no tienen contraseña y, por lo tanto, tendrás acceso completo a todas las fórmulas y celdas por si deseas realizar modificaciones de cualquier tipo.
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Equipo Excel Para Todos.
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