Recibo de caja
Un recibo de caja es un documento relevante para mantener en orden los estados financieros, dada la información contenida en él, la cual describe el producto o servicio adquirido, además de su precio.
En los párrafos siguientes encontrarás toda la información necesaria para comprender qué es un recibo de caja, para qué sirve, sus partes y elementos, cómo se elabora y un ejemplo para completar tu aprendizaje.
¿Qué es un recibo de caja?
Un recibo de caja es un documento contable usado como soporte y comprobante de los ingresos de un negocio o empresa, los cuales se pueden dar a través de un cheque, efectivo o cualquier otro medio que represente una entrada de dinero.
También se le conoce como recibo de ingreso, y por lo general soporta los anticipos, abonos o pagos que no representan una venta de contado.
A los clientes siempre se les entregará el recibo de caja original, mientras una copia queda para el libro diario de contabilidad.
Un recibo de caja se contabiliza ingresando su información como débito en la cuenta de caja; así mismo, se registra en crédito de acuerdo al concepto del pago recibido por la empresa.
Los recibos de caja son útiles para preparar la declaración anual de impuestos, dado que en ellos se justifican los ingresos y egresos de la empresa o negocio.
¿Para qué sirve el recibo de caja?
Un recibo de caja sirve para justificar que alguien ha cumplido con una obligación de pago, surgida a partir de una transacción comercial.
Es decir, cuando el comprador entrega la cantidad de dinero acordada al vendedor. Esta cantidad se registrará en el documento, bajo el concepto con el que se realiza el pago. del producto o servicio.
A partir de la prueba de la transacción, el consumidor o comprador justifica el derecho de reclamar cuando no está conforme con lo recibido. De esta manera podrá hacer efectiva la garantía sobre los productos o servicios adquiridos.
Por su lado, el vendedor no podrá negarse a realizar los cambios o devoluciones cuando el comprador se presente con la inconformidad, acompañada del recibo de caja.
De igual manera, cuando el pago de sus abonos no se ven reflejados de manera correcta, el comprador puede justificar que ha realizado los pagos, presentando el recibo de caja original.
El vendedor deberá validar si quizás omitió por error guardar las copias, y por lo mismo los pagos no se vieron reflejados. Comprobado esto, deberá realizar el ajuste correspondiente a la cuenta del cliente.
Partes y elementos de un recibo de caja
Todos los recibos de caja cuentan con unas partes y elementos que lo diferencian de los demás documentos contables. Estos son:
- Encabezado: las palabras “recibo de caja” deben estar incluídas a manera de rótulo. De igual manera, también se puede usar “comprobante de ingreso”.
- Fecha: se debe indicar el día y año en que se realiza la operación.
- Numeración: para que el control contable sea sencillo de realizar, la numeración del recibo de caja debe ser consecutiva.
- Cliente: es la persona que realiza el pago. Sus datos como nombre, apellidos y documento de identidad se deben incluir.
- Valor recibido: corresponde a la cifra recibida por el concepto pagado.
- Medio de Pago: indica la forma en que se realizó el pago. Puede ser en efectivo, cheque, transferencia bancaria, etc.
- Concepto: en este campo se ingresa la información correspondiente al producto o servicio que dio origen a la transacción.
¿Cómo elaborar un recibo de caja?
Ahora que cuentas con la información necesaria para realizar un recibo de caja, solo te queda seguir los siguientes 5 pasos para elaborar uno:
- En la primera parte del encabezado digita los datos de tu empresa.
- Diligencia los datos de la persona que realiza el pago; no olvides registrar la fecha en la que se realiza la operación.
- Indica cuál es el servicio o producto por el cuál se genera el recibo de caja.
- Ingresa el precio y los impuestos.
- Informa de qué manera se realizó el pago, si con tarjeta, efectivo o transferencia. De igual manera, indica si este corresponde a un pago total, un abono o un anticipo.
¿Cómo hacer un recibo de caja en Excel?
Si buscas en la web podrás encontrar plantillas de recibos de caja en Word y Excel que solo debes descargar, rellenar y modificar.
Sin embargo, si quieres realizar un recibo de caja desde cero en Excel, te invitamos a seguir el siguiente paso a paso:
- Abre una hoja de Excel en blanco y diligencia dentro de sus campos la información correspondiente a los detalles del pago: datos de tu empresa y los del cliente, cantidad, forma de pago y demás información que desees incluir.
- Personaliza la hoja de Excel usando colores, bordes, títulos y subtítulos de acuerdo a sus intereses y necesidades, siempre buscando que el recibo de caja tenga una apariencia profesional.
- En la parte superior de la tabla escribe la palabra “recibo de caja”. Después, incluye los encabezados de cada columna: nombres, cantidad, concepto y demás.
- Registra los detalles del pago de manera clara, alineada y sencilla de leer e interpretar.
- Usa fórmulas de Excel para realizar las sumas de cada fila y el total del recibo de caja.
- Ahora ya tienes un recibo de caja. Solo debes guardar una copia del archivo de Excel para tenerlo a disposición cada que requieras elaborar un recibo de caja. Solo debes modificar la información e imprimir el documento.
Ejemplo de recibo de caja lleno
A continuación, te mostramos un ejemplo de un recibo de caja lleno, con el cual puedes guiarte para elaborar tus propios documentos de esta índole. Solo debes cambiar los datos, e incluir la información correspondiente a la de tu empresa, cliente y el pago recibido.
La operación es el siguiente:
La empresa Camisetas Ltda, el 8 de enero de 2023, recibe el pago de la factura n° 00023-2023 de la señora Daniela Berrio, con documento de identificación 421454, por un valor de 950.000, a través de un cheque.
Con los datos anteriores, el recibo de caja lleno debe quedar diligenciado de la siguiente manera:
Formato recibo de caja en Excel
Para finalizar, te dejamos un formato de recibo de caja en Excel con el que, de manera sencilla, podrás elaborar este tipo de documentos. Así, contarás con la posibilidad de diligenciar, registrar y controlar todos los importes de tu empresa o negocio.
Una vez diligenciados todos los datos dentro de la plantilla, solo debes imprimir y entregar el recibo de caja a tu cliente. Recuerda guardar una copia para la contabilidad.
