Ciclo PDCA o PHVA
El Ciclo PDCA, o Ciclo de PHVA, es una metodología que prioriza la mejora continua de una empresa mediante cuatro parámetros: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, lo que permite realizar modificaciones constantes a los procesos de la organización. Aplicar un Ciclo PDCA a los procesos de una empresa consolida el crecimiento y evolución, siendo una herramienta útil en mercados competitivos.
Para aprender más sobre el uso de esta metodología, te invitamos a que sigas leyendo. Encontrarás asimismo herramientas que garantizarán la implementación correcta de la metodología, y serán un apoyo vital en la búsqueda de la mejora continua.
¿Qué es el Ciclo PDCA o PHVA?
El Ciclo PDCA o PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) se fundamenta sobre el principio de mejora continua de una empresa de manera constante, a partir de cuatro etapas, las cuales definen su nombre, en tanto que se aplican cíclicamente. Esta característica, la aplicación cíclica y constante del esquema, supone un pilar en cuanto que el Ciclo PDCA es también una herramienta de control con respecto al tiempo y los resultados.
La proporción de la capacidad de control, crecimiento y evolución es equivalente a la proporción con que se aplique el Ciclo PDCA a los procesos de la empresa. Esta constancia de implementación del Ciclo resulta en un mayor manejo de las circunstancias que se presenten al momento, permitiendo a la empresa maniobrar a tiempo previniendo a posibles obstáculos.
¿Para qué sirve el Ciclo PDCA?
La principal función del Ciclo PDCA es proporcionar a la empresa un mayor control de los procesos, mediante la identificación constante de los posibles obstáculos paralelamente a la ejecución de los procedimientos habituales y su correspondiente mejoramiento.
A su vez, la utilidad de la aplicación de este esquema se extiende hasta el ámbito competitivo, pues la garantía de un mayor control sobre los diversos aspectos que constituyen una empresa se traduce en un progreso adicional con respecto a los competidores. La consecuencia natural de ello es una mayor rentabilidad y beneficios económicos.
La utilidad de la adaptación de un Ciclo PDCA en una empresa no se limita a beneficios económicos, pues uno de los objetivos de su implementación es mejorar la calidad de los procedimientos y sus resultados, con el fin de aumentar el valor en el mercado y progresar con respecto a la percepción de los clientes. Asimismo, esto significa mayor productividad.
Metodología y etapas del PDCA o PHVA
La metodología de un Ciclo PDCA encuentra sus principios en los conceptos de constancia y recursividad. La constante aplicación del Ciclo conduce a un perfeccionamiento y pulimento de los procesos internos y externos de la empresa, mientras que la naturaleza cíclica y recursiva del método se refiere a que los procedimientos están sujetos a un análisis periódico en que los resultados anteriores de la aplicación del ciclo, se vuelven a analizar con el fin de plantear nuevas soluciones.
Las etapas que conforman el formato de un Ciclo PDCA son:
P: plan (planificar)
En esta etapa se determinan los objetivos y los medios por los cuales se pueden alcanzar. Se establecen y dividen responsabilidades, mientras que también se diseña un cronograma. En resumen, es la etapa teórica del proceso en que se analizan los diversos aspectos que constituirán el procedimiento en cuestión, así como sus resultados, lo que permite prever posibles obstáculos, así como sus correspondientes soluciones.
D: do (hacer)
Es la etapa práctica del Ciclo. El plan se pone en ejecución, y está sujeto a diversos cambios que permiten mayor fluidez en los procesos. Se realiza una breve prueba del plan a manera de experimento, con el cual se busca analizar la eficacia y los resultados en un contexto real.
C: check (verificar)
Se podría definir como la etapa analítica del Ciclo PDCA, pues a partir del previo experimento y el análisis de sus resultados, se establecen nuevas pautas, soluciones y modificaciones con las que se pueden mejorar los resultados y los procedimientos.
A: act (actuar)
Al verificar los resultados y proponer posibles soluciones y mejoras a los procedimientos, el plan se pone en ejecución conjuntamente, en su totalidad aunque, aún así, la ejecución del mismo sigue estando sujeto a posibles modificaciones. Allí radica la flexibilidad del método, pues el ciclo permite retornar al plan sin mayores afectaciones.
Ventajas y desventajas del ciclo PDCA
Los beneficios del PDCA
- Capacidad de análisis de los procesos al instante.
- Facilita y simplifica la división de las responsabilidades.
- Proporciona un método simple en la ejecución de proyectos.
- Es flexible con respecto a realizar modificaciones.
- Su naturaleza cíclica permite consolidar un constante perfeccionamiento de los procesos.
Las desventajas del PDCA
- La correspondencia de las partes que conforman la empresa hace necesario utilizar un método más complejo a la hora de implementar el Ciclo PDCA
- Se hace necesario que su implementación se haga constantemente, pues cada aplicación significa unos resultados únicos que a cada nueva implementación requerirán nuevas modificaciones.
- Cada aplicación requiere un análisis en relación con el contexto y las circunstancias, por lo que la simple aplicación del ciclo no es suficiente.
¿Cuándo utilizar el Ciclo PDCA o PHVA?
Ciertas circunstancias hacen de la implementación de un Ciclo PDCA una necesidad, pues en diversos casos la mejora en cada uno de los ámbitos de una empresa es indispensable para mantenerse en pie. De igual manera, al identificar una oportunidad que proporcione beneficios, es importante aplicar un Ciclo PDCA para aprovechar al máximo la situación.
Algunos casos donde es necesario o recomendable hacer uso de un Ciclo PDCA son:
- El contexto competitivo del momento, en el que el perfeccionamiento de los procesos y los resultados se hacen necesarios para hacer frente a la competencia.
- Pérdidas económicas debido a procesos sin relevancia o mal diseñados.
- La identificación de una oportunidad donde se hace necesario ser rápido en la proposición de soluciones.
Ejemplo del Ciclo PDCA o PHVA
El siguiente es un ejemplo de la implementación de un Ciclo PDCA en un contexto realista, lo que puede brindar una guía a la hora de aplicar esta estrategia en una empresa o negocio.
El presente caso es el de una empresa informática cuyo nivel de percepción entre los clientes ha disminuido a causa de la escasa comunicación y retroalimentación entre el público y la empresa, así como también se ha presentado una disminución de las ventas y, en consecuencia, considerables pérdida económicas.
Evidentemente, se hace necesario mejorar los procedimientos por los cuales se consigue afianzar a los clientes para establecer un estado positivo para la empresa. Para solucionar esta problemática se ha propuesto la creación de un blog capaz de generar comentarios entre los clientes y generar nuevas ventas.
Ahora, se aplica el Ciclo PDCA:
- Planificar: una vez se establece el blog como la propuesta indicada, se define el objetivo general y los objetivos específicos. Hecho esto, se asignan y se dividen las responsabilidades, entre ellas: maquetar el blog, programarlo, diseñar los elementos gráficos, redactar los contenidos, entre otros. Asimismo, se determinan las fechas de entrega de cada una de las tareas.
- Hacer: el plan está listo. Ahora se realiza una pequeña prueba de los procedimientos que se establecieron en la planeación. En este caso, se diseña un blog con ciertas características y se analiza la respuesta de un grupo limitado de personas con el fin de disponer de modificaciones y soluciones tempranas.
- Verificar: analizados los resultados del experimento, se dispone un tiempo de verificación donde se diseñan nuevos métodos que faciliten la integración del trabajo y la obtención de mejores resultados.
- Actuar: solo queda diseñar el blog definitivo, y se disponen de todas las modificaciones y miembros del equipo de trabajo para su realización. Durante el proceso se hacen observaciones de las cuales se infiere la implementación de nuevas características que favorezcan la evolución del proyecto.
Plantilla Ciclo PDCA en Excel
En un mundo tan competitivo como el actual, el buen manejo del tiempo y la eficacia son elementos imprescindibles para el éxito de una empresa. Sabemos esto y por ello te ofrecemos una plantilla con todas las características y beneficios del Ciclo PDCA, con lo que podrás ahorrar tiempo y concentrarte en otros aspectos. ¡Haz de tu empresa un ejemplo de competitividad y eficacia!
