Formato de Minuta de reunión en Excel

El formato de Minuta de Reunión, te permite registrar los resultados de tus reuniones, compromisos, tareas y responsables, para que el tiempo sea más productivo y las tareas ejecutadas.

¿Quieres que tus reuniones sean productivas? Utiliza el formato de minuta de reunión.

¿Qué es una minuta de reunión?

Es una herramienta administrativa que permite registrar y evidenciar los temas tratados durante la reunión, hacer seguimiento y control a reuniones de capacitaciones, entrenamientos, entre otros.

Proporcionan una descripción de la estructura de la reunión: Objetivos claros, la Información de los Asistentes con sus respectivos cargos, asuntos tratados y los compromisos asumidos con su respectiva fecha de entrega y los responsables de cada tarea.

Datos y estructura de una minuta

Un formato de Minuta de Reunión, generalmente contiene los siguientes campos:

Lugar y Fecha:

Es el sitio físico donde se llevará a cabo la reunión, o puede indicarse que es un Webinar o videollamada en caso de ser virtual. De igual manera registra la fecha y hora planeada.

Horario:

Indica la hora inicial y la hora final de la reunión, el objetivo es informar el tiempo total de la reunión para que los asistentes tengan control de su agenda y conozcan con anterioridad la disponibilidad de tiempo.

Moderador:

Es el responsable y Líder de la reunión, quien dirigirá y otorgará los permisos de intervención o presentación.

Objetivo:

Es el tema principal o central de la reunión, pueden definirse objetivos secundarios, pero siempre debe contar con un tema principal.

Información de los asistentes:

Se trata del listado de los asistentes de la reunión. Cada uno debe registrarse con su Nombre, Cargo, Firma y para los que no asisten se debe indicar el motivo de la ausencia.

Asuntos Tratados:

Es el orden lógico en el que se realizó la reunión, e indica cada tema tratado, pueden agregarse observaciones o notas importantes que se deban informar a los asistentes.

Compromisos Asumidos:

Se trata de lista de cada tarea o actividad que debe realizarse como compromiso adquirido en la reunión, lo más importante es indicar el responsable y la fecha en que se debe Finalizar, con el objetivo de realizar un adecuado seguimiento.

Información del Responsable de la elaboración de la Minuta:

Es el encargado de elaborar la minuta de la reunión, hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos e informar sobre los estado de avances a todos los asistentes.

Características del formato de minuta de reunión

Plantilla minuta de reunión, cuenta con las siguientes características:

1. Muestra la información completa planeada y de acuerdo al desarrollo de una reunión.
2. Permite el control y la trazabilidad de todas las tareas y los compromisos adquiridos por los asistentes.
3. Suele guardarse como soporte de control de asistencia, capacitación al personal.
4. Generalmente se utiliza como apertura de la reunión siguiente para evaluar el cumplimiento de los objetivos y tareas trazados en la reunión anterior.
5. Es la principal fuente de seguimiento a las actividades, su cumplimiento y evolución.
6. Podrás descargar la plantilla en formato Excel y PDF.

Cómo usar el formato de minuta de reunión

Navega por los menús del principio de este documento, dando clic sobre la hoja 👉MINUTA DE REUNIÓN:

Encabezado de la minuta:

Digita los datos identificación de la minuta de reunión; Lugar de desarrollo, Fecha, Nombre del Moderador, objetivo de la reunión, hora inicial y hora final.

Asistentes:

En esta sesión debes digitar el Nombre y Cargo de cada una de las personas invitadas a la reunión.

El tercer campo es un espacio para la firma de los asistentes, es importante solicitar la firma como evidencia de la presencia de dicha persona. Esto permite controlar los motivos de Inasistencia, ya que esta debería ser justificada.

Asuntos Tratados:

En esta sesión, el responsable de la minuta debe registrar de manera ordenada el desarrollo de la reunión, indicando los temas más importantes y temas secundarios, así como las observaciones.

Compromisos asumidos:

Este apartado es de gran importancia, ya que se registran los compromisos resultado de la reunión y se deben registrar de la siguiente manera.

- En la primera columna debe digitar cada Tarea/Compromiso.
- En la segunda columna, se registra el nombre del responsable que deberá responder por el cumplimiento de este compromiso
- En la tercera columna se debe registrar la fecha en la que se debe realizar o finalizar la tarea o compromiso delegado.

Responsable de la elaboración de la minuta.

Este espacio es para identificar con nombre propio y cargo del responsable de la realización de la minuta, número consecutivo o recordatorio de la reunión y la fecha de la próxima reunión.

Ten en cuenta que las Celdas sombreadas con rosado son campos Obligatorios.
La contraseña para desproteger la hoja “MINUTA DE REUNION” es 1234

(Dar click derecho sobre la hoja, seleccionar Desproteger hoja y digitar la contraseña).

Ventajas del formato de minuta de trabajo

Realizar tus registros de reunión en el formato minuta de trabajo en excel te permitirá:

✔Utilizar un formato amigable y fácil de usar.

✔Crear una minuta efectiva para registrar los puntos importantes de tu reunión.

✔Te permitirá diligenciar, registrar y controlar los temas y los compromisos de cada colaborador.

✔Tendrás una herramienta para estructurar y compartir la información con tu equipo.

✔Mejora la eficiencia y productividad de tu equipo con nuestra guía de minutas de reunión.

✔Documento exportable a PDF, para ser compartido vía Email, de esta manera todos los asistentes tendrán copia de la misma.

✔Formato de minuta de reunión configurado para impresión inmediata.

Tecnología aplicada a la plantilla de minuta

Durante el desarrollo de esta plantilla hemos utilizado: Plantilla en Excel para descargar, formatos de celda, formatos condicionales, listas desplegables, Seguridad de Rangos de Campos, controles de formulario, macros VBA.

Plantilla aplicable para Excel en sistemas operativos Windows y Mac.

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