Matriz de Priorización
Una de las tareas más importantes dentro de la gestión de proyectos es la toma de decisiones respecto a la mejor opción para el cumplimiento de los objetivos. Esto supone el análisis de las características de cada alternativa, con el fin de optar por aquella que presente mayores beneficios. Es por esto que, en este contexto, se suele utilizar una matriz de priorización.
En este artículo, te explicaremos de qué se trata una matriz de priorización, en qué áreas se utiliza, cómo se hace y, además, te brindaremos una herramienta eficaz para aprovechar este tipo de diagramas de manera óptima.
¿Qué es una matriz de priorización?
Una matriz de priorización es una herramienta de gestión de proyectos y calidad utilizada para realizar una comparación entre las diferentes opciones o alternativas de las que dispone una empresa y, así, seleccionar la mejor, según las características que se creen necesarias para cumplir un objetivo.
Gráficamente, se refiere a una tabla en donde, a cada una de las opciones, se les asigna una puntaje, según cada una de las características que se busquen. Finalmente, aquella que obtenga el mayor puntaje se dice que es la mejor opción.
Hace parte de las siete herramientas de planificación y gestión (tales como el diagrama de Ishikawa y el diagrama de árbol), las cuales fueron planteadas por un grupo de expertos en gestión de la calidad, con el fin de mejorar los procesos y encontrar soluciones eficaces a los problemas de producción.
Áreas de aplicación de la matriz de priorización
Las matrices de priorización tienen un amplio rango de aplicación, no solo en el ámbito empresarial, sino también a nivel académico y científico, en tanto que en estas áreas también se hace necesario hacer una evaluación de las alternativas disponibles, buscando siempre elegir la mejor. Así, veamos algunos casos en particular donde esta herramienta resulta útil:
- Análisis de compra: las matrices de priorización se pueden utilizar para analizar opciones de compra según su precio y las utilidades que se pueden obtener al confirmar la transacción.
- Implementación de estrategias: en las empresas, resulta necesario implementar estrategias financieras y productivas, capaces de mejorar el rendimiento empresarial. En estos casos, es común realizar una lluvia de ideas, por lo que las matrices de priorización pueden servir para implementar la mejor estrategia.
- Producción: en muchos casos, es importante realizar ajustes en la producción de las empresas, ya sea debido al presupuesto de producción establecido o por otra causa. Esto es un punto crítico, por lo que las matrices de priorización pueden reducir, en gran medida, el riesgo de tomar una decisión y brindar una mayor seguridad frente a los costos y volumen de producción a establecer.
Cabe destacar que las matrices de priorización, debido a su poca complejidad de análisis, se puede utilizar, incluso, a nivel personal, como lo puede ser la compra de una vivienda, de un automóvil o la elección de un puesto de trabajo para el cual se tienen varias alternativas.
Objetivos de la matriz de priorización
- Encontrar un consenso entre los miembros de una empresa, puesto que en muchas ocasiones, no se logra encontrar una resolución unánime a un mismo problema, lo que hace necesario buscar una opción de manera objetiva.
- Comparar las diferentes opciones para soluciones a un problema o cumplir con un objetivo, a través de un puntaje y unas ponderaciones.
- Permitir que los gerentes aprovechen oportunidades que potencien los beneficios del proyecto.
- Mejorar la toma de decisiones según las características que cada una de las opciones posee y sus bondades para cumplir el objetivo establecido.
Ventajas y desventajas de la matriz de priorización
Las ventajas
- Es fácil de implementar e, incluso, se puede realizar mediante un software como Microsoft Excel.
- Facilita la toma de decisiones, en pro de elegir la mejor opción según sus características y los objetivos de la persona o empresa.
- Permite comparar las diversas alternativas de las que se dispone y evaluar cada una de sus características.
- Logra establecer un consenso entre las diferentes parte del equipo, en caso de que no se pueda tomar una decisión unánime respecto a la decisión a tomar. En este caso, se demuestra la mejor opción, de manera objetiva.
- Tiene gran potencial para la toma de decisiones y la gestión de proyectos, incluso a nivel personal.
Las desventajas
- Los criterios establecidos para elegir la mejor opción puede que no sean los óptimos, por lo que las decisiones a tomar siempre suponen cierto riesgo.
- La ponderación de los criterios también puede no ser la adecuada, debido a que, gran parte de ella, depende de las razones de la persona, que si no tiene ciertos conocimientos sobre la materia, puede resultar errónea.
Cómo hacer una matriz de priorización
Diseñar una matriz de priorización para tu proyecto o cualquiera que sea tu objetivo es totalmente fácil, pues solo debes tener en cuenta las siguientes instrucciones, con el fin de cubrir cada uno de los aspectos necesarios para aprovechar al máximo esta herramienta:
1. Definir el objetivo
En primera instancia, se debe definir un objetivo claro por el cual se decide utilizar una matriz de priorización. Esto es importante, pues a partir de dicho objetivo, se puede conocer qué es lo que se quiere y, así, tomar en cuenta sólo aquellas opciones o alternativas que cumplen con las necesidades o requerimientos establecidos.
Además, según sea el caso, se puede establecer una escala de puntajes (generalmente, del 1 al 5 o del 1 al 10), la cual permite asignar valores a cada una de las características evaluadas para elegir la mejor opción.
2. Identificar las opciones o alternativas
La principal utilidad de una matriz de priorización es realizar una comparación entre diferentes opciones para elegir la mejor. Por lo tanto, se deben conocer, claramente, dichas alternativas, según el objetivo del proyecto o acción que se desee realizar. Por lo tanto, estas deben ser diferentes y brindar ciertos beneficios que las hacen tomar en cuenta dentro de la gama de opciones de las que se dispone.
3. Establecer los criterios de decisión
Existen ciertas características que tienen un mayor peso sobre la decisión a tomar, pues resultan relevantes para el objetivo que se busca alcanzar. Por ejemplo, uno de los criterios que se puede considerar para comprar un vehículo es el modelo, pero puede que para otra persona, esto no resulte indispensable, mientras que sí lo resulta el precio. Por lo tanto, cada uno de los criterios deben de servir para analizar las bondades de la opción.
4. Ponderar los criterios
Para cada uno de los criterios se realiza una ponderación, es decir, se asigna un porcentaje de importancia según la relevancia de la característica evaluada sobre el objetivo de la persona o empresa. Así, al final se realiza una suma de cada uno de los puntajes, cada uno, multiplicado por el porcentaje asignado. Por ejemplo, si se dice que para comprar una vivienda uno de los criterios es el precio y el segundo es el estado, se hace lo siguiente:
- Precio: 50%.
- Estado: 50%.
Por lo tanto, si una de las opciones obtiene un puntaje de 8 (en una escala del 1 al 10) en el primer criterio y 9, en el segundo, se hace el siguiente cálculo:
(8 x 50%) + (9 x 50%) = 8.5.
5. Comparar las opciones
Una vez se han realizado las diversas ponderaciones y haber obtenido un puntaje para cada una de las opciones, se hace una comparación de cada una, buscando aquella que haya conseguido el mayor número de puntos, es decir, la mejor opción.
6. Seleccionar la opción con el mejor resultado
Finalmente, al hacer la comparación se puede observar, fácilmente, la mejor opción, es decir, aquella que obtuvo un mayor puntaje respecto a las demás, debido a que cumplió con mayor precisión, con los estándares o criterios establecidos por la empresa o persona. ¡Así de fácil y rápido es implementar una matriz de priorización para tomar las mejores decisiones!
Ejemplo de una matriz de priorización
Un ejemplo sencillo y breve para exponer la utilidad de una matriz de priorización en un contexto real es el siguiente: una persona decide comprar un automóvil, por lo que ha evaluado las diferentes ofertas que le han realizado varios vendedores. Las variables a considerar fueron las siguientes:
- Precio.
- Estado.
- Kilometraje.
- Modelo.
- Marca.
Así, se ha establecido una puntuación del 1 al 10, siendo 10 la mejor de las opciones. Finalmente, se ha construido la siguiente matriz de priorización:
Se puede observar que la mejor opción para la persona es comprar un Ford Fusion, pues en todas de las características obtuvo una puntuación de 10, mientras que, en segundo lugar, se encuentra el Nissan Kicks. A partir de esto, la persona puede optar, en caso de no lograr comprar el Ford, en comprar el Nissan.
Plantilla Matriz de Priorización en Excel
Sin duda alguna, una de las prioridades para cualquier persona o empresa es el ahorro del tiempo y la optimización de las tareas. Por esta razón, te invitamos a descargar la Plantilla Matriz de Priorización en Excel, mediante la cual podrás realizar una evaluación rápida y precisa de las diferentes alternativas de las que dispones, para así tomar la mejor decisión. ¡Descárgala gratis!
