Reporte de Actividades

Durante el desarrollo de un proyecto, es necesario realizar informes para comunicar a las partes interesadas acerca del progreso alcanzado. De esta manera, los responsables pueden verificar el cumplimiento de las actividades en los plazos establecidos. Es por esto que, de manera periódica, se debe realizar un reporte de actividades.

El Formato Reporte de Actividades en Excel te permite llevar a cabo un registro constante de las actividades que se han realizado durante un periodo de tiempo. De esta manera, garantizas que el equipo se involucre en el desarrollo del proyecto y conozca el estado del mismo en todo momento. A continuación, te explicamos más sobre este concepto y sobre esta eficaz herramienta.

¿Qué es un reporte de actividades?

Un reporte de actividades, también llamado modelo de informe de actividades, es un documento formal en el cual se realiza un registro de todas las actividades que han sido finalizadas durante un periodo de tiempo o que se están gestionando. Su elaboración depende del personal asignado a cada área del proyecto.

Estos informes son solicitados, generalmente, por un jefe o supervisor de un proyecto, con el fin de verificar el avance del mismo, así como el cumplimiento de los objetivos planteados en un principio. Por lo tanto, se realiza de manera periódica, ya sea diaria o mensualmente.

Los reportes de actividades incluyen una descripción general de cada una de las actividades que hacen parte de un proyecto, así como ciertos detalles tales como las fechas de inicio y finalización de las mismas.

Estructura y elementos principales de un reporte de actividades

Un reporte de actividades debe contener, por lo general, los siguientes elementos, siguiendo la estructura u orden que se muestra a continuación:

Título del reporte: durante la ejecución de las actividades y operaciones de una empresa, se debe realizar una gran cantidad de reportes de diferente índole, por lo que es necesario dejar expreso de qué se trata en el encabezado. En este caso, el documento se debe titular Reporte de Actividades.
Razón social de la empresa: es el nombre con el que se encuentra registrado, legalmente, la empresa, ante las entidades gubernamentales y mercantiles.
Nombres de los responsables: se incluyen los nombres y algunos datos personales de los responsables de las actividades. Estos pueden ser el encargado del proyecto y su jefe inmediato.
Datos generales: en este apartado se pueden incluir distintos datos de referencia, que faciliten la organización y clasificación del documento. Algunos de estos pueden ser: fecha en que se realiza el reporte o departamento encargado de las actividades.
Descripción de las actividades: se debe realizar una descripción general de las actividades gestionadas, incluyendo algunos detalles tales como las fechas de inicio y finalización de las mismas, y el área relacionada.
Firmas: al final del documento, se incluyen las firmas de quien realiza el reporte y quien lo recibe.

Aunque, generalmente, un reporte de actividades supone la diligencia de estos datos, se pueden añadir otros de igual importancia. Por ejemplo, en algunas ocasiones, es recomendable agregar notas u observaciones que complementen la información que no se puede dejar expresa en la lista de actividades.

Cómo hacer un reporte de actividades

Para realizar un reporte de actividades, solo debes tener en cuenta algunos aspectos principales, tales como incluir los elementos mencionados, y seguir los pasos a continuación:

Por lo general, cada empresa diseña un formato propio para realizar sus reportes, por lo que puedes crear uno para tu empresa, expresando, claramente, de que se trata de un reporte de actividades, o solicitar una plantilla a quien corresponda.
Incluye datos generales y personales, con el fin de llevar a cabo una gestión más precisa y organizada de los documentos de la empresa.
Registra cada una de las actividades en gestión hasta la fecha indicada. Asegúrate de ser lo más específico posible, facilitando la identificación de los objetivos y tareas involucradas en el proyecto. Asimismo, puedes agregar otros datos que aporten a esta información, tales como la categoría, fechas, porcentaje de desarrollo, entre otros.
Añade observaciones importantes, que se deban tener en cuenta al momento de revisar el reporte y para aplicar en el futuro.
Agrega tu firma y envía el reporte a quien corresponda, sea este tu jefe inmediato, el jefe del departamento de la empresa u otro supervisor.

Características del formato reporte de actividades en Excel

Cómo usar la plantilla reporte de actividades

La plantilla Reporte de Actividades en Excel está organizada en diferentes apartados, para facilitar la gestión y registro de las actividades que se estén llevando a cabo. Por lo tanto, para utilizar esta herramienta, solo debes tener en cuenta las siguientes instrucciones:

1. Dirígete a la hoja INFORME ACTIVIDADES.

2. DATOS GENERALES: en la parte superior del documento, diligencia los campos en blanco con los datos correspondientes, tales como:

- Nombre de la empresa.
- Nombre del colaborador, número de identificación y fecha del informe.
- Jefe inmediato y área de la empresa.

Finalmente, encontrarás un breve apartado donde se actualiza, de manera automática, el número de actividades en gestión y la cantidad de ellas que han sido terminadas.

3. DETALLES DE TRABAJO: en la parte central del documento se encuentra una tabla donde puedes realizar constantes registros de las actividades a realizar. Al momento de agregar una actividad, agrega los siguientes datos:

- Descripción de la actividad: describe, brevemente, la actividad, incluyendo solo los datos más importantes para poder identificar de qué se trata y sus objetivos.
- Categoría: al hacer clic sobre la casilla, se activará un menú desplegable, donde podrás seleccionar la categoría a la que pertenece la actividad en cuestión. Puedes agregar más opciones en la tabla CATEGORÍA.
- Fecha de inicio.
- Fecha final: es decir, la fecha en que se debe finalizar la actividad o en que se finalizó.
- % de gestión: puedes seleccionar, mediante un menú desplegable, el porcentaje de gestión o desarrollo de la actividad. Si se selecciona 100%, se actualizará el número de actividades completadas.

4. CATEGORÍA: en el lado derecho de la plantilla, se encuentra una tabla donde puedes incluir las diversas categorías en las que se enmarcan cada una de las actividades en gestión. De esta manera, al momento de registrar una actividad, puedes seleccionar su respectiva categoría a través del menú desplegable, según lo que has añadido a la tabla.

5. SECCIÓN INFERIOR: en la parte inferior de la plantilla, encontrarás tres apartados para agregar otros datos que, aunque son de igual importancia, no se pueden dejar expreso en la parte principal del reporte, tales como:

- Actividades pendientes y fechas límites.
- Notas u observaciones.

Ejemplo de reporte de actividades

Una de las actividades más importantes para garantizar el éxito de un producto o marca es realizar una eficaz campaña de marketing, por lo que es importante llevar a cabo una correcta gestión de todas las tareas involucradas en este tipo de labores. A continuación, te presentamos un ejemplo de reporte de actividades, relacionado a esta área de trabajo:

Beneficios de usar la plantilla reporte de actividades en Excel

Facilita la gestión de las actividades, garantizando un eficaz seguimiento y control de las mismas.
Brinda información relevante para observar el desarrollo de la gestión de las actividades
Es fácil de utilizar y no necesitas tener grandes conocimientos sobre el manejo de Excel para aprovechar todas sus funciones.
Es comprensible e intuitiva.
¡Es totalmente gratuita!
Puedes organizar eficazmente la información más importante mediante tablas que permiten llevar a cabo una gestión precisa de las actividades.

Tecnología aplicada al formato reporte de actividades en Excel

Puedes descargar esta plantilla de manera gratuita, y funciona para los sistemas operativos de Windows y Mac. Algunas de las tecnologías aplicadas para el desarrollo de este herramienta fueron:

Validación de datos.
Formato de tabla.

¿Necesitas ayuda?

¿Tienes alguna duda respecto al uso de la plantilla o has experimentado algún problema durante su aplicación? Puedes escribirnos a través de este enlace, haciendo una descripción detallada del inconveniente o pregunta. En cuanto revisemos tu caso, te estaremos brindando el apoyo que necesitas.

En Excel Para Todos hemos desarrollado una gran cantidad de plantillas y formatos para que oficinistas, emprendedores y gerentes puedan llevar a cabo una correcta gestión de proyectos y llevar a buen puerto sus negocios. A continuación, te dejamos algunas herramientas que te pueden ayudar en este tipo de labores.