Diagrama de proceso
Un diagrama de proceso facilita compartir la información con la ayuda de material gráfico, por lo que resulta de gran utilidad cuando vamos a realizar una exposición en clase o dictar una conferencia en el trabajo.
Si quieres saber qué es un diagrama de proceso, para qué sirve y cómo hacer uno, hallarás la respuesta en este artículo.
Aquí encontrarás una guía básica con toda la información necesaria sobre un diagrama de proceso y descubrirás la funcionalidad de sus diferentes tipos, a través de varios ejemplos.
¿Qué es un diagrama de proceso?
Un diagrama de proceso es un mapa donde, por medio de una representación gráfica, se ilustran e indican los pasos necesarios para completar una tarea o un resultado planeado.
Con él es posible dar orden a los procesos y mostrar con claridad las interrelaciones entre las diferentes etapas. La sencillez para dar a entender la secuencia e interacción de las actividades de un proceso, se logra con el uso de íconos y símbolos gráficos como líneas, flechas y figuras geométricas.
Un diagrama de procesos mejora la comunicación, le resta complejidad a los procesos y facilita realizar seguimientos.
En él se visualizan todas las áreas participantes en un proceso, los involucrados, un objetivo central, los objetivos secundarios y los responsables.
¿Para qué sirve un diagrama de proceso?
Un diagrama de proceso sirve como herramienta para comprender mejor y analizar los procesos, y así decidir dónde se pueden implementar mejoras.
De igual manera, dentro de una empresa, un diagrama de proceso sirve para establecer las relaciones entre el cliente y el proveedor interno, al mejorar la comunicación entre los individuos. Así como determinar dónde empiezan y dónde acaban los procesos. Esto permite comprender las redundancias, como más participantes de la cuenta en una actividad.
Con un diagrama o mapa de proceso también es posible detectar anomalías o falencias en las diferentes actividades que lo conforman y detectar vacíos.
Diferencia entre diagrama de flujo y diagrama de proceso
Dada la similitud en algunos de sus conceptos, es posible confundir el diagrama de flujo con el diagrama de proceso; sin embargo, entre ambos existen diferencias.
- Por un lado, el diagrama de flujo se enfoca, como su nombre lo indica, en el flujo de una actividad, la cual puede ser física o de información, y ayuda a comprender su lógica. Su utilidad permite descubrir bucles y repeticiones, detectar entorpecimientos y facilita descubrir una decisión mal tomada.
- Cuando estamos ante un diagrama de proceso, se tiene en cuenta a los participantes y sus interrelaciones. Asimismo, se preocupa por el desarrollo secuencial de un proceso. No ocurre así con el diagrama de flujo, que solo se enfoca en el detalle de la actividad.
Objetivos de un diagrama de proceso
Un diagrama de proceso tiene como objetivo mejorar la eficiencia de las empresas o de cualquier tipo de organización. Esto se logra a partir de la representación de los procesos de una manera clara y sencilla, que mejora la compresión de las ideas por parte del público; por lo que resulta ser una gran herramienta para capacitación del personal.
De igual manera, cuando las ideas se representan con un diagrama de flujo, logramos comprender de una manera rápida los temas de estudio, mientras se observa el proceso y analizamos los puntos concretos en los cuales debe trabajarse para implementar mejoras.
Cuando el diagrama de flujo está completo, es posible asignar tareas concretas a los colaboradores que participan en un mismo proyecto o actividad, de acuerdo a la etapa en la que cada uno se encuentra.
¿Cómo hacer un diagrama de proceso?
Hasta este punto has aprendido todo sobre un diagrama de proceso, ahora cuentas con lo necesario para hacer uno. Para lograrlo solo debes seguir los siguientes 6 pasos:
1. Define el proceso a representar.
Lo más importante antes de hacer un diagrama de proceso es comprender el proceso que se va a representar a través de él. Y aunque existen procesos que están relacionados unos con otros, es preciso determinar cuáles son sus límites, y así evitar confundirlos entre sí. Cada proceso debe ser independiente y contar con unos objetivos concretos.
2. Localiza las etapas más destacadas.
El proceso está conformado por diferentes etapas, a cada una se la de una descripción con la menor cantidad de datos posibles, con el fin de evitar confusión con la carga de información. Es importante ser claro, pero también concreto.
Como ejemplo, imagina un proceso donde las etapas más importantes son las 4 siguientes:
Primera etapa:
Aquí inicia el proceso, es un primer paso que se completa cuando el cliente se pone en contacto con la empresa para realizar un requerimiento, como el cambio de una prenda porque no está conforme con la talla.
Segunda etapa:
En una segunda etapa, los responsables se encargan de validar si existe la nueva talla solicitada para el cliente, para una prenda con las mismas características de la prenda devuelta.
Tercera etapa:
Una vez validado el inventario y encontrar la prenda en la talla solicitada, se localiza y se empaca.
Cuarta etapa:
Finalmente, se realiza el cambio de la prenda, dando de esta manera solución al requerimiento del cliente.
3. Realizar un borrador.
Cuando las etapas del proceso están identificadas, llega el momento de realizar un borrador, es decir, un adelanto del diagrama sobre el cual se realizarán las correcciones necesarias para que sea definitivo.
4. Solicita retroalimentación.
La retroalimentación se obtiene de los diferentes colaboradores dentro del proceso, cada opinión es importante y relevante en la medida que cada quien se supone conocedor en un área en la que tiene experiencia.
Con base en el conocimiento y el aporte de información de cada uno de los miembros, la elaboración del diagrama de procesos será el resultado de un trabajo en equipo.
5. Traza el diagrama.
Luego de realizar todas las correcciones al borrador del diagrama de proceso, se elabora el formato con el cual será expuesto a los integrados en la información compartida, como estudiantes, socios, trabajadores, etc. Así, tendrán acceso gráfico a la información, lo que permitirá que las ideas sean mejor comprendidas.
6. Asigna roles en cada etapa.
Para finalizar, se determinan los roles indicando a cada colaborador la tarea concreta que debe realizar dentro de cada etapa. Estos roles se asignan teniendo en cuenta las habilidades de cada uno y cómo estas contribuyen positivamente en el proceso.
Diagrama de procesos ejemplos
Como todo se aprende mejor con ejemplos, veamos a continuación varios tipos de diagramas de procesos, con su representación gráfica correspondiente:
Diagrama de proceso de operaciones
El diagrama de proceso de operaciones es una representación gráfica y simbólica en la que se muestra la elaboración de un producto o servicio, teniendo en cuenta las operaciones, inspecciones, las materias usadas y el tiempo de ejecución.
Veamos un ejemplo básico de un diagrama de proceso de operaciones en la que describe la elaboración de un producto a partir de tres materias primas, donde la materia prima principal siempre será representada a la derecha (y mostrará un flujo vertical más largo) y las secundarias a la izquierda:
Diagrama de proceso de producción
Un diagrama de proceso de producción se usa para mostrar de manera gráfica el flujo y secuencia de las etapas para elaborar un producto o servicio. Debe tener un inicio y un final.
Para este tipo de proceso, traemos el siguiente ejemplo de un producto elaborado con maíz:
Diagrama de flujo de proceso de compras
Con el diagrama de flujo de proceso de compras, se busca comprender el proceso que lleva la realización de una compra desde que el cliente entra a una tienda hasta que sale de ella.
En este ejemplo observamos un proceso de compra de un vestido:
Diagrama de proceso de comunicación
Un diagrama de proceso de comunicación muestra la interacción entre las partes en un lenguaje en términos de secuencia. Describe la estructura estática y el comportamiento dinámico de un sistema. El mensaje debe comenzar en 1.0 y seguir los mensajes desde un objeto hasta el otro y así de manera sucesiva.
Un ejemplo de diagrama de proceso de comunicación es el siguiente:
Conclusiones y recomendaciones
Ahora sabes que al exponer con un diagrama de proceso, la ejecución de las actividades dentro de las etapas serán claras para el personal porque tiene acceso a la información representada de manera gráfica.
Se recomienda habilitar el acceso de documentos, con diagramas de procesos claros, a todos los involucrados y así obtener una respuesta afirmativa que contribuya en la mejora de los procesos.
