Macros en Excel: que es, como funcionan y cómo habilitarlos
Con una Macro en Excel puedes llegar a automatizar una tarea por completo, teniendo presente que básicamente todas las tareas repetitivas y rutinarias que realizas en tú día a día, o casi todas, son susceptibles de automatización y con las Macros en Excel puedes llegar hacer esto totalmente posible.
Por lo cual, en este artículo te explicaremos que es una Macro en Excel y cómo funcionan, y luego te explicaremos paso a paso cómo puedes crear o habilitar Macros en Excel para que tengas una idea de cómo hacer tus propias personalizaciones y puedas darle el uso que más desees.
¿Qué es una Macro en Excel?
Una Macro en Excel es una instrucción automática que se ejecuta para un procedimiento o acción personalizada y que se pueden potenciar entre sí. Es decir, que una Macro puede invocar a otras para lograr operaciones o soluciones mucho más robustas.
Dicho de una forma más simple, una Macro facilita la realización de varias tareas con un solo comando. Básicamente, su objetivo es la de automatizar y facilitar las tareas repetitivas que haces en Excel de forma reiterada.
Así funcionan las Macros en Excel
Imagina que al trabajar con Excel, cada dos por tres tienes que ejecutar la misma acción de forma mecánica, lo cual, te lleva bastantes clicks o vueltas a la aplicación. Con las Macros puedes automatizar todo ello, de forma que se realicen en orden todas las acciones que sueles hacer de manera repetitiva. Una vez que hayas configurado una Macro podrás ejecutarlo las veces que lo requieras.
Al crear un Macro en Excel podrás grabar las pulsaciones de teclas o clics de ratón que realices en tu trabajo de forma repetitiva, y esto es lo que luego se repetirá. El lenguaje empleado para el uso de Macros es VBA (Visual Basic), el cual te permitirá crear las automatizaciones o realizar ajustes de las Macros que se tengan disponibles.
Ventajas de usar las Macros de Excel
Utilizar Macros en Excel tiene varias ventajas, entre ellas está la reducción de errores, ya que los pasos quedan grabados y por consiguiente, hay menos opciones de que te equivoques. Otra de las ventajas de las Macros, es que te ayudan a reducir los tiempos en el trabajo al conseguir que algunos procesos se puedan acelerar.
Adicionalmente, te permite incrementar la utilidad de Excel automatizando algunas acciones repetitivas de tu trabajo o simplemente creando atajos de teclado para algunas acciones al usar Excel.
Cómo habilitar Macros en Excel
Para crear o habilitar Macros en Excel podemos hacerlo a través del editor de Visual Basic que es donde verdaderamente empezamos a manejar la programación en Excel. Es decir, donde a través de un lenguaje de programación podemos automatizar nuestras tareas por completo.
Resumiendo un poco, Las Macros en Excel o el Visual Basic, lenguaje de programación de Excel nos ayuda automatizar tareas como por ejemplo: copiar o llevar información a otros campos, enviar un correo, crear un módulo o sistema de inventarios, una plantilla de facturación, una plantilla contable o tesorería, etc. Todo esto lo puedes crear ayudado con la programación de Excel.
Así mismo, podemos crear funciones o fórmulas personalizadas, comandos y aplicaciones con soluciones más robustas. Lo cierto, es que hablar de Macros en Excel o de la programación que se puede llevar a cabo a través del editor de Visual Basic es hablar de algo más avanzado de Excel.
Sin embargo, aquí te daremos una pautas para trabajar con las macros en Excel y te mostraremos como crear Macros de forma sencilla y sin necesidad de usar el lenguaje de programación o código.
Configurar y visualizar la pestaña de programación
Lo primero para crear Macros sea a nivel usuario o que nos toque crearlas, es configurar el entorno y visualizar la pestaña de Programador o Desarrollador. Esta pestaña por defecto no viene activa en el Excel, para activarla, debes ir a Archivo – Opciones – Personalizar cinta de opciones y debes marcar la opción de Programador o Desarrollador para añadirlo a la cinta de opciones.
Configurar y habilitar las Macros en Excel
Luego de haber configurado la pestaña de Programador, vamos a activar el centro de confianza para que nos deje ejecutar las Macros en Excel, es decir, vamos a habilitar la Macros.
¿Cómo hacemos para habilitar las Macros en Excel? Simple, vamos a ir nuevamente a Archivo – Opciones y elegimos la opción de Centro de confianza y damos clic en Configuración del Centro de confianza, una vez hecho esto, se nos abre un cuadro de diálogo con diferentes opciones, vamos a centrarnos en el que dice Configuración de Macros y marcamos la casilla que dice Habilitar todas la Macros.
Con este procedimiento que acabamos de hacer, cada vez que te pasen una macro ya no tendrás problema para que esta se pueda ejecutar de manera adecuada.
Nota: Aunque en la opción de Habilitar todas las Macros en Excel diga que no es recomendado, es mejor mantenerlo habilitado para que podamos trabajar sin ningún tipo de problema. Sino cada vez que te pasen una Macro tendrás que hacer este mismo procedimiento para poderla ejecutar adecuadamente.
Cómo crear Macros en Excel
Hay dos formas para poder crear Macros en Excel o hacer uso del lenguaje de Visual Basic. Sin embargo, en este tutorial nos centraremos en la opción más fácil, y en la que generalmente usamos cuando recién nos estamos iniciando en este mundo de las Macros y es utilizar la Grabadora de Macros.
¿Qué es la Grabadora de Macros?
Grabar macro es básicamente una grabadora, valga la redundancia que nos permite grabar todo el proceso que nosotros hacemos en pantalla hasta que lo pausemos, y luego traducir todo eso al lenguaje de Visual Basic. Es decir, esta funcionalidad nos permite grabar una tarea repetitiva sin necesidad de programar en el editor de Visual Basic y asignarle un atajo para usarla sin que tengamos que realizar todos los pasos manualmente.
Crear Macros en Excel paso a paso
Para crear una Macro en Excel nos vamos a ir a la pestaña de Programador o Desarrollador y le vamos a dar clic en Grabar macro. Antes de empezar a grabar la macro, debemos primero que todo ponerle un nombre y asignarle un acceso directo.
Para asignarle un nombre a una Macro en Excel debes hacerlo sin espacios, sin tildes y sin caracteres especiales, esta es básicamente una regla que tiene el Excel. Adicionalmente, Excel te permite seleccionar o crear un libro de Macros y añadir una descripción que identifique la Macro como tal. Cuando tengas todo esto, podrás pulsar el botón de Aceptar para empezar a grabar la macro.
Una vez que pulses el botón de Aceptar de la ventana de Grabar macro, volverás al Excel. En ese momento se estará grabando todos los pasos o acciones repetitivas que quieres dejar guardadas en la macro para su uso posterior, cuando ejecutes la macro, ya sea de manera directa o a través de un atajo asignado.
Para el ejemplo, hemos dado un formato al título, en la cual se combinan varias opciones como el tamaño, la combinación de celdas, color de fondo y el color del texto. Sin embargo, tenga presente que podrá grabar en la Macro de Excel todo lo que usted considere como tarea repetitiva y que desee automatizar.
Una vez hayas terminado los pasos que quieres automatizar, vuelve a la pestaña de Programador o Desarrollador y en la sección de Código, debes darle clic a la opción de Detener grabación. Al dar clic sobre la opción de Detener grabación te devolverá a donde antes estaba la opción de iniciar la grabación, solo debes dar clic en cancelar, en caso de que no tengas otra macro que grabar y listo.
Ahora ya tienes una tarea automatizada y grabada en las Macros de Excel. Para ejecutarla puedes ir directamente a la pestaña de Programador o Desarrollador, pulsa la opción de Macros y selecciona la Macro que has creado, recuerda que puedes crear tantas Macros en Excel como las necesites. O si asignaste un atajo de teclado, simplemente presiona el atajo y la macro se ejecutará automáticamente.
¿Necesitas más ayuda?
Esperamos que este tutorial haya sido de gran ayuda para ti y te ayude a automatizar las tareas repetitivas y rutinarias que tienes en tu día a día. Si deseas conocer más sobre el uso de las Macros en Excel y aprender a programar con Visual Basic, te invitamos a explorar nuestro curso de Macros en Excel.
