Albarán de entrega y recogida
En el ámbito comercial, un albarán de entrega y recogida se ha convertido en un documento fundamental para evitar impagos y litigios.
Es por eso que, al terminar de leer este artículo, comprenderás por qué debes incluir un albarán en tus transacciones comerciales. Además, aprenderás su definición y concepto, cuántos tipos de albaranes existen y cómo hacer uno con ayuda de un ejemplo que dejaremos para ti.
Qué es un albarán: definición y concepto
El albarán es un documento usado en el mundo mercantil para declarar la aceptación de una mercancía o servicio entregado, dando así cumplimiento a una negociación. Una vez confirmado que la mercancía es recibida, esta implica que la propiedad, y la responsabilidad pasa del repartidor o proveedor al comprador.
En el albarán, quien recibe se denomina receptor, es quien debe corroborar los datos y, con su firma, dar constancia del recibido.
Visto de esta manera, el albarán es un documento que funciona como prueba documental. En caso de que la mercancía sufra alguna pérdida o daño, luego de la firma, el proveedor no se hará responsable. Al recibir y firmar, se acepta que el pedido fue recibido en buen estado.
De igual manera, un albarán sirve como herramienta de control para el vendedor, porque le permite y facilita la gestión para identificar el movimiento de inventario, cuando estos salen del almacén para ser enviados a los diferentes clientes.
Dado que lo normal es que una empresa contrate a transportadoras para distribuir los productos, el albarán es un documento que le permitirá demostrar a la transportadora que la entrega se ha realizado en condiciones satisfactorias. Una vez confirmada la entrega, el vendedor podrá emitir la factura comercial correspondiente.
Para que un alabarán sea reconocido como tal, debe contener los siguientes datos:
- Lugar y fecha de emisión. Se debe indicar la procedencia del producto y el lugar donde será entregado.
- Número de albarán. Si bien el albarán no es una factura, este contiene un consecutivo que le permitirá identificarse.
- Datos de las partes. Nombres, dirección, NIF, etc.
- Lugar y fecha de entrega. Estos datos permiten determinar si la entrega se realiza dentro del tiempo estipulado.
- Cantidad y descripción detallada del producto o servicios. Se debe indicar cuántos productos van dentro del paquete, con una descripción que indique de su contenido y cantidad.
- Firma del receptor. Con la firma se acredita la conformidad de lo recibido.
¿Para qué sirve un albarán?
El albarán es un documento que cumple diversas funciones. A continuación, exponemos las principales:
- Un albarán sirve, en principio, para acreditar la entrega o recepción de un producto o servicio.
- Una vez recibida la mercancía o servicio, el albarán se debe firmar; con su firma obtiene validez, la cual será usada por el proveedor para emitir factura y realizar el cobro.
- De igual manera, si el cliente está inconforme, podrá usar el albarán para realizar reclamaciones sobre el incumplimiento del acuerdo respecto de un producto o servicio.
¿Quienes intervienen en un albarán?
En un albarán intervienen el vendedor y el comprador.
- Vendedor
El vendedor, también conocido como emisor, es el encargado de iniciar la documentación con los detalles de la transacción. Es decir, quien tiene la obligación de crear el albarán.
- Comprador
El comprador, conocido también como receptor, es quien firma el albarán de entrega cuando está conforme con la mercancía y las condiciones pactadas.
Diferencia entre albarán y factura
Aunque la información contenida en ambos documentos se parece entre sí, las función que cumple un albarán es diferente a la que cumple una factura.
Es preciso evitar la confusión que produce ambos conceptos, para ello exponemos a continuación sus principales diferencias:
- El albarán no es obligatorio dentro de una transacción comercial ni tiene efectos tributarios, como sí ocurre con la factura.
- Salvo que sean albaranes valorados, este documento no contiene información sobre el precio ni los impuestos; en la factura, estos datos son obligatorios.
- El albarán da constancia de la entrega; la factura, demuestra el cobro y el pago.
- El albarán no es un documento contable, como sí lo es la factura.
- El albarán no requiere de su conservación; la factura exige que sea guardada, como mínimo, 5 años.
Tipos de albaranes
De acuerdo a los datos que contenga el documento, el albarán se clasifica en dos tipos: albarán valorado y albarán sin valorar.
Albarán valorado
En el albarán valorado se refleja el precio individual de la mercancía, junto con una descripción del contenido. De igual manera, se incluyen los descuentos e impuestos y el importe total del pedido.
No es necesario que esté acompañado de una factura; esta se puede generar y efectuar después de confirmada la entrega.
Albarán sin valorar
En el albarán sin valor no se registra el precio del producto o servicio, pero sí se indica la cantidad, así como una descripción detallada.
Este documento debe estar acompañado de la factura.
¿Cómo hacer un albarán?
Para saber cómo hacer un albarán, solo debemos incluir la siguiente información en un documento:
- Información de contacto del vendedor y el comprador.
Los datos del vendedor y el comprador ayudan a determinar la procedencia y destino de la entrega. Por ello, la función de esta información es meramente comunicativa.
- Nombre y número de la factura.
Como el albarán cumple la función de demostrar una entrega concreta, es preciso que en él se documente el número de un nombre o número de factura. De igual manera, puede ser una combinación de ambos datos.
- Contenido del envío.
Dentro del albarán, como nota de entrega, se debe hallar la información básica sobre el contenido, dirigida al destinatario, como el tipo de producto y volumen. Asimismo, se deben enumerar los diferentes productos que van dentro del empaque.
- Pedido y fecha de entrega.
Con la fecha de pedido y entrega, el cliente obtiene la información que le permite determinar si su entrega se ha realizado sin retrasos.
- Firma de quien recibe.
La firma del cliente es la prueba que demuestra que la entrega se ha realizado en los términos acordados y que lo recibido corresponde a lo comprado.
Ejemplo de albarán
Con los pasos y datos vistos anteriormente, vamos a exponer un ejemplo de albarán que podrás usar en cualquier momento, solo debes cambiar la información de acuerdo a los datos de tu cliente:
¿Cómo hacer un albarán en Excel?
Excel es una herramienta digital usada comúnmente entre los empresarios, sin importar si la empresa es una Pymes o una multinacional. Esto, porque su funcionalidad es amplía y facilita crear diferentes documentos, como un Albarán. Veamos cómo.
Para realizar un documento de albarán en Excel, solo debemos seguir los siguientes pasos:
- Como su estructura y datos son iguales a los de una factura, nos dirigimos a las plantillas e ingresamos la palabra “factura” en el buscador de la interfaz de Excel.
- Elegimos el formato de factura que más se adapte a nuestro gusto o el estilo del negocio.
- Abrimos el formato de factura seleccionado y le hacemos algunas modificaciones, como dos espacios, uno para la firma de quien recibe y otro para las observaciones.
- Registramos la información de nuestra empresa y la del cliente.
Listo. Ahora ya cuentas con todo lo necesario para realizar tus propios albaranes. Solo queda imprimir el documento, adjuntarlo en la mercancía que será enviada y esperar a que regrese a ti con la firma del cliente, quien habrá demostrado que el producto llegó a tiempo y en las condiciones pactadas.
Plantilla Modelo de Albarán en Excel
Como pudiste observar, un albarán de entrega garantiza la confirmación de que un producto o servicio ha sido recibido de manera conforme por el cliente.
Con Excel puedes elaborar los diferentes tipos de albaranes desde cero, o puedes usar la plantilla con un formato amigable que dejamos para ti, la cual te será muy útil. Solo debes diligenciar los datos de tu negocio y los de tu cliente.
