Formato de balance de comprobación en Excel

El balance de comprobación (también conocido como balance de prueba o balance de sumas y saldos), es un instrumento o reporte contable que se utiliza como herramienta de auditoría, para verificar que los saldos de todas las cuentas de los movimientos del libro diario y libro mayor estén cuadradas con sus respectivos saldos. Su sencilla estructura es de ayuda para la comprobación de posibles errores contables.

Al utilizar un formato de balance de comprobación adecuado, las empresas pueden mantener un control preciso de su situación financiera, tomar decisiones informadas y cumplir con los requisitos fiscales y regulatorios.

Características del formato de balance de comprobación

Cómo usar la hoja de balance de comprobación en Excel

1. Desplázate hasta la hoja LIBRO DIARIO: En esta hoja puedes hacer el registro contable de todas tus transacciones, rellena la siguiente información para cada asiento contable:

Tipo de movimiento: Selecciona el tipo de movimiento contable a registrar, de manera predeterminada el desplegable contiene los siguientes movimientos:
- Recibo de caja.
- Comprobante de Egreso.
- Factura de Venta.
- Nota Crédito.
- Factura Compra.
- Comprobante Diario.
- Ajustes.

Puedes eliminar o agregar los movimientos que consideres, en la tabla que está en la hoja adicional.

Id Movimiento: Número o identificador único asignado a todo el movimiento contable a registrar.

Fecha: Fecha del registro del asiento contable.
Tercero: Identificación y razón social, si aplica, del tercero (cliente, acreedor etc.), objeto del registro contable.
Concepto: Observación cualitativa y descriptiva aclaratoria, del registro contable.

Número de cuenta: Id de la cuenta contable, según el plan único de cuentas con que trabajes. Para el ejemplo de este formato se ha utilizado el esquema de cuentas de la contabilidad colombiana.
Descripción de la cuenta contable.
Débito / Crédito: Ingresa el importe a registrar, de acuerdo a la naturaleza del movimiento, en el débito o crédito.

Grupo: Campo automático, que extrae los 2 primeros números de la cuenta bancaria, con lo cual en el PUC se identifica el grupo contable.

2. Desplázate hasta la hoja BALANCE DE COMPROBACIÓN:

Una vez realizados los asientos contables, automáticamente la plantilla arrojará por cada grupo contable listado la sumatoria de sus movimientos débitos y créditos y además calculará los saldos acreedores y deudores.

Al final de la tabla encontrarás las sumatorias del débito y el crédito, las cuales deberán ser iguales, de lo contrario es una clara indicación de un error en el registro contable.

Beneficios de usar la plantilla de balance de comprobación

Permite verificar que los registros contables estén equilibrados y sean precisos.
Proporciona un control efectivo sobre las transacciones y asegura que los activos, pasivos y el capital estén correctamente registrados y equilibrados.

Facilita la detección temprana de errores en los registros contables, lo que permite corregirlos antes de que se conviertan en problemas mayores.
Ayuda a identificar transacciones faltantes o no registradas, lo que previene la pérdida de ingresos o la subestimación de los gastos.
Facilita el seguimiento de transacciones individuales hasta su origen, lo que mejora la transparencia y la trazabilidad financiera.

¿Necesitas ayuda?

Si tienes alguna duda de uso de la Formato de balance de comprobación en Excel, puedes solicitar ayuda a nuestro equipo de soporte, ingresando en este link.

Además de este recurso, también puedes descargar otras plantillas y formatos para la gestión y administración de tu negocio o empresa.