Matriz de riesgos: qué es y cómo elaborarla
El desarrollo empresarial de una empresa se encuentra bajo cierta incertidumbre, pues los proyectos que lo motivan pueden suponer un verdadero riesgo para el progreso económico y productivo de la empresa, si no se atienden adecuadamente, según la probabilidad de que se lleven a cabo y su impacto. Es por esta razón que se deben aplicar metodologías y herramientas que mitiguen dichos peligros, entre las que destaca una matriz de riesgos.
Una matriz de riesgos es una herramienta utilizada en la gestión de proyectos para evaluar el nivel de riesgo relacionada a una actividad, lo que permite implementar estrategias efectivas para contrarrestarlo y, de esta manera, garantizar el éxito de la empresa. En este artículo, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre este concepto.
¿Qué es una matriz de riesgos?
Una matriz de riesgos es una herramienta de gestión de proyectos utilizada para determinar el nivel de riesgo que supone el emprendimiento de un proyecto, según la probabilidad de que se lleve a cabo y el impacto que puede generar para la empresa.
Se trata de una tabla que contiene diversos valores numéricos, los cuales representan un nivel de riesgo específico. Cabe destacar que la determinación de este no sigue una regla estricta, y se deben tener en cuenta ciertos criterios de evaluación.
A partir de la identificación del nivel de riesgo relacionado al proyecto, se pueden implementar estrategias que permitan mitigarlo o, incluso, eliminar los posibles obstáculos a los que se pueda enfrentar la empresa.
Durante la ejecución de un proyecto, existen una gran cantidad de factores que pueden determinar el nivel de riesgo, por lo que es importante diferenciar dos tipos:
- Factores internos: son aquellos que hacen parte esencial de la empresa, como lo pueden ser los procesos de producción, las máquinas, departamentos y áreas de trabajo, productos y ventas, entre otros.
- Factores externos: son aquellos que se encuentran fuera del alcance de la empresa, y son de difícil identificación, tales como los fenómenos naturales o fenómenos económicos.
Importancia de la gestión de riesgos y cómo la matriz de riesgos puede ayudar a mitigarlos
Las empresas no están exentas de enfrentar constantes obstáculos y, en realidad, esto hace parte esencial de la actividad empresarial, pues es la manera de superarse constantemente y garantizar una mejora continua sobre los procesos y productos.
Es así que la gestión o análisis de riesgos es una parte fundamental para garantizar el desarrollo empresarial, así como la mejora continua de los procesos y la calidad de los resultados. Es el método a través del cual se pueden identificar todos aquellos obstáculos que pueden producir un efecto negativo sobre la empresa y darles, así, una solución adecuada, capaz no solo de reducir y evitar los riesgos, sino de aumentar los beneficios.
Toda esta gestión se basa en la implementación de diversas herramientas y metodologías, las cuales permiten obtener distintos tipos de información, totalmente relevantes para la mitigación de los riesgos. La matriz de riesgos es, acaso, la más efectiva de ellas, pues permite conocer, de manera detallada, el nivel de riesgo al que se somete la empresa al emprender un proyecto.
Su importancia radica en la capacidad que brinda tanto a gerentes como emprendedores, de medir y tomar conciencia respecto al nivel de riesgo al que se deben enfrentar al empezar un proyecto. Todo esto deriva de un análisis riguroso y preciso, el cual se puede lograr a través de la matriz de riesgos, y que permite diseñar rutas de acción, destinar recursos y, en general, planificar toda la estructura del proyecto para garantizar su éxito.
Tipos de riesgos
Durante la ejecución de las actividades empresariales, la empresa se puede exponer a diferentes tipos de riesgos al momento de llevar a cabo sus proyectos. Por esta razón, es importante identificar el tipo de riesgo al que se está enfrentando para disponer de los recursos necesarios y específicos para superarlo. A continuación, te explicamos cuáles son:
- Riesgo estratégico: es aquel que supone un error al momento de seleccionar o implementar una estrategia inadecuada para el proyecto, lo que puede afectar negativamente al rendimiento de los resultados del mismo.
- Riesgo operativo: se relaciona a errores que se pueden cometer antes o durante la actividad operacional de la empresa, tales como una incorrecta planificación productiva, incumplimiento de las tareas en los plazos establecidos o desencuentros entre el personal.
- Riesgo financiero: este se refiere a aquel que puede afectar las finanzas de la empresa debido a factores como el cambio del mercado, inflación o deflación, competencia o la devaluación de las acciones. Para evitar o mitigar este tipo de riesgo se debe realizar una correcta planificación financiera.
- Riesgo técnico: abarca aquellos problemas relacionados a los aspectos técnicos de la empresa, como lo pueden ser un fallo de electricidad, maquinaria defectuosa por falta de mantenimiento.
- Riesgo externo: indica un riesgo cuyo origen se encuentra fuera del alcance de la empresa y sus previsiones, tales como fenómenos o desastres naturales que puedan afectar seriamente la infraestructura y, en consecuencia, la producción. Aunque no se pueden prevenir, sí se pueden implementar estrategias para mitigar sus daños.
Elementos de una matriz de riesgos
Una matriz de riesgos debe contener ciertos elementos esenciales para brindar la información requerida e implementar las estrategias adecuadas. Estos son:
- Probabilidad: es la posibilidad de que el proyecto se lleve a cabo.
- Impacto: es el posible impacto que puede generar el proyecto sobre la empresa.
- Nivel de riesgo: indica el posible riesgo al que se puede enfrentar la empresa al llevar a cabo uno de los proyectos.
- Criterios o parámetros de evaluación: son un conjunto de valores cuya finalidad es cuantificar el nivel de probabilidad y de impacto, y a partir de estos, el nivel de riesgo.
- Lista de proyectos: se debe incluir una lista detallada de todos los proyectos para los cuales se desea realizar un análisis riesgos.
Cabe destacar que se pueden añadir otros elementos, como el estatus del proyecto, el plan de acción a implementar, el personal encargado, y otros indicadores.
¿Cómo hacer una matriz de riesgos?
Al momento de realizar una matriz de riesgos, es recomendable tener en cuenta ciertos aspectos para aprovechar al máximo esta herramienta y garantizar el éxito de cada uno de los proyectos a desarrollar. Aquí, te explicaremos cómo hacer una matriz de riesgos para lograr todo esto:
Paso 1: Identificación de riesgos
La identificación de los riesgos a los que se puede exponer un proyecto es una parte fundamental para implementar esta herramienta, pues es la base sobre la cual se puede realizar un análisis preciso de las estrategias a implementar y el peligro que supone no atenderlos diligentemente.
Debido a la incertidumbre de los riesgos que se pueden presentar durante la ejecución del proyecto, puede que su identificación no sea tan sencilla. Por esta razón, se puede:
- Acudir a registros históricos de los problemas enfrentados en el pasado.
- Tener en cuenta el tipo de proyecto y, de esta manera, deducir el tipo de riesgo.
- Considerar criterios propios del ámbito relacionado al proyecto. Es decir, en el caso de que se esté desarrollando un proyecto de marketing, se puede realizar una investigación de los riesgos más comunes.
Paso 2: Definir los criterios de evaluación
La definición de los criterios de evaluación depende de ciertas características específicas de la empresa. Por ejemplo, mientras que para una farmacéutica se pueden utilizar unos rangos de valores para la probabilidad, el impacto y, en consecuencia, el riesgo, y de esta manera aprovechar al máximo la matriz de riesgos, para una empresa automotriz puede que los mismos no representen, con la misma exactitud o gravedad, dichos aspectos.
Por esta razón, se deben tener en cuenta criterios ya establecidos, los cuales se pueden encontrar en registros históricos, estándares del sector económico o por decisión del equipo o gerente.
Paso 3: Crear una matriz de riesgos
Es momento de crear la matriz de riesgos. En primera instancia, dibuja una tabla 6 x 6. En el encabezado izquierdo, define la escala de probabilidad (generalmente, se realiza de 1 a 5, indicando el aumento o disminución de probabilidad). En el encabezado superior, define la escala de impacto (esto lo puedes determinar según tu criterio, por lo que puede ser una escala factorial de valores pares, tal como una sucesión del 1 al 16).
El resto de la cuadrícula se dispone para los productos de la multiplicación entre los valores de la probabilidad y los del impacto. Veámos un breve ejemplo:
| 1 | 2 | 4 | 8 | 16 | |
| 5 | 5 | 10 | 20 | 40 | 80 |
| 4 | 4 | 8 | 16 | 32 | 64 |
| 3 | 3 | 6 | 12 | 24 | 48 |
| 2 | 2 | 4 | 8 | 16 | 32 |
| 1 | 1 | 2 | 4 | 8 | 16 |
Como se puede observar, al lado izquierdo se encuentra la escala de probabilidad del 1 al 5, y en la parte superior, la escala de impacto del 1 al 16. Las demás casillas son el resultado de la multiplicación de los dos valores que se intersectan. Por ejemplo, la casilla definida por la fila 3 y la columna 4, es el resultado de multiplicar 4 x 4. Posteriormente, se definen, según los criterios de evaluación, qué valores representan un nivel de riesgo extremo, alto, tolerable o aceptable.
Paso 4: Asignar valores a los riesgos
Se diseña otra tabla, donde se definen los límites de cada uno de los niveles de riesgo. Siguiendo la matriz anterior, se puede definir que:
- De 1 a 4: nivel de riesgo aceptable.
- De 5 a 12: nivel de riesgo tolerable.
- De 13 a 24: nivel de riesgo alto.
- De 25 a 80: nivel de riesgo máximo.
Generalmente, se asignan colores para cada uno de los niveles de riesgo, con el fin de facilitar su identificación y generar más conciencia respecto a la gravedad de los mismos. Por ejemplo, Aceptable se representa mediante el color verde, mientras que Máximo, mediante un color rojo intenso.
Paso 5: Priorizar los riesgos
A partir del nivel de riesgo que suponga cada uno de los proyectos a realizar, se deben priorizar unos con el fin de disponer de todos los recursos necesarios para evitar o mitigar dicho riesgo, en el menor tiempo posible. Al momento de realizar esto, ten en cuenta aquellas actividades con mayor relación con la empresa.
Así, si uno de los proyectos implica el lanzamiento de un nuevo producto, esto supone un mayor riesgo para la empresa que participar en un foro local. Por lo tanto, aunque no es necesario apartar el segundo proyecto, se deben destinar todos los recursos para la resolución del primero.
Paso 6: Desarrollar estrategias de mitigación
Teniendo en cuenta la probabilidad, el impacto y, sobre todo, el riesgo del proyecto, se pueden desarrollar estrategias para evitar o mitigar los posibles obstáculos que se puedan presentar. Para ello, se puede realizar una reunión con las áreas o departamentos específicos de cada actividad, con el fin de informar a todo el equipo especializado en la materia de los riesgos y motivar la proposición de soluciones.
En realidad, este es el principal objetivo de la matriz de riesgos, por lo que que debe destinar una buena parte de la atención a este aspecto, con el fin de aprovechar al máximo dicha herramienta y garantizar la mitigación de los riesgos.
Paso 7: Monitorear y actualizar la matriz de riesgos
Las empresas deben realizar un monitoreo y una actualización periódica de la información registrada, con el fin de estar al tanto de los nuevos riesgos y de lo que se ha logrado, así como de generar novedades a tener en cuenta en una próxima revisión.
Así, dependiendo de los plazos proyectados para la finalización de las actividades, se puede realizar una revisión del progreso de las mismas, así como del plan de acción asignado, determinando su estatus (se recomienda establecer tres estados: revisado, implementado o pendiente).
Es por esto que, a menudo, se utilizan indicadores clave de rendimiento (KPI), buscando cuantificar el progreso de las estrategias y procesos, así como la efectividad de sus resultados frente a los riesgos.
Ejemplo de matriz de riesgos de una empresa
La aplicación y utilidad de una matriz de riesgos se puede evidenciar en cualquier tipo de empresa, desde proveedores de servicios hasta empresas tecnológicas. En este caso, consideraremos el caso de una empresa industrial, cuya actividad económica se enfoca en el desarrollo de piezas para el sector automotriz.
Como parte de su planificación empresarial, la empresa decide utilizar una matriz de riesgos para evaluar los posibles obstáculos a los que se pueden enfrentar durante el desarrollo de sus proyectos. Por lo tanto, en primera instancia, establecen los siguientes parámetros:
Como se puede observar, se ha establecido, para la probabilidad, un rango de cinco valores, donde 1 indica una probabilidad baja, mientras que 5, una alta. Por otro lado, para el impacto se ha determinado que 1 sea un impacto mínimo, mientras que 16, uno máximo. A partir de esto, se puede establecer, según el criterio de evaluación, el posible nivel de riesgo y sus límites.
Hecho lo anterior, se realiza una tabla con los proyectos a realizar, su probabilidad e impacto, y el nivel de riesgo derivado de estos dos aspectos:
De esta manera, los gerentes, supervisores y demás personal interesado, pueden notar que, de los cincos proyectos a desarrollar, tres presentan un alto nivel de riesgo, mientras que los otros dos presentan un nivel de riesgo alto y aceptable respectivamente. Por lo tanto, es necesario atender, en primera instancia, aquellas actividades con un mayor índice.
Por ejemplo, debido a que el proyecto de producción presenta un nivel de riesgo máximo, se debe reunir al equipo de producción lo más rápido posible para implementar las estrategias adecuadas y preparar la maquinaria para empezar la etapa productiva.
Por otro lado, el proyecto de Recursos Humanos se puede atender en un próximo momento, debido a que se dispone de más tiempo para atenderlo, y a que su nivel de riesgo es aceptable.
Para este ejemplo, se ha utilizado la Plantilla de Matriz de Riesgos en Excel, la cual contiene, además de las características y funciones expuestas en las imágenes, muchas más.
Descargar modelo de una matriz de riesgos (Plantilla en Excel)
Crear una matriz de riesgos en un principio puede parecer un proceso riguroso, donde se hace necesario realizar diversas tareas para garantizar la efectividad de la misma. Por esta razón, en Excel Para Todos, hemos desarrollado el Modelo de Matriz de Riesgos en Excel, una herramienta fundamental para gerentes, supervisores, oficinistas y emprendedores, a través de la cual podrás asegurar el éxito de tu empresa.
Con el Modelo de Matriz de Riesgos en Excel puedes gestionar, de manera completa, los proyectos a realizar, así como su nivel de riesgo. Además, podrás definir planes de acción, KPIs, asignar labores y administrar, constantemente, el progreso de las mismas. Todo esto, en una sola plantilla tan fácil de utilizar como eficaz. ¡Haz que tu empresa supere los obstáculos que se presenten y sea una fuente de grandes beneficios!
