Análisis de riesgo
A menudo, las empresas se deben enfrentar a una gran cantidad de problemas, obstáculos y riesgos de toda índole, debido a los diversos factores involucrados en los procesos productivos y operacionales. Es por esto que, durante la gestión de proyectos, se hace necesario realizar un análisis de riesgos.
Un análisis de riesgo es una de las etapas más importantes dentro del desarrollo empresarial, pues es la base sobre la cual se pueden prever todos los obstáculos que se pueden presentar durante un proyecto, y disponer de los recursos necesarios para superarlos. En este artículo te explicaremos de qué se trata este concepto.
¿Qué es un análisis de riesgo?
Un análisis de riesgo es un estudio de los posibles riesgos que se pueden generar durante la ejecución de un proyecto o durante las actividades de una empresa. Consiste, por lo tanto, en la identificación de los problemas y obstáculos, y en la implementación de estrategias que permitan mitigar o evitar dichos riesgos.
Este análisis se basa en la probabilidad, impacto y nivel de riesgo que supone el mismo para la empresa y su desarrollo económico, comercial y productivo. Asimismo, implica un estudio especulativo respecto a los posibles obstáculos a superar, así como la evaluación de escenarios que pueden generar un impacto negativo sobre el proyecto.
Importancia del análisis de riesgos en la gestión de proyectos
La importancia del análisis de riesgos en la gestión de proyectos radica en la capacidad que brinda a las empresas de identificar, con antelación, los posibles riesgos a los que se pueden someter sus proyectos, brindando cierto margen de seguridad y control que permite implementar estrategias y rutas de acción para mitigar o evitar, en lo posible, dichos riesgos.
Los riesgos suponen un verdadero peligro para las empresas, y pueden significar grandes pérdidas si no se atienden con cuidado. Pues esto es lo que evita el análisis de riesgos, además de permitir a los gerentes conocer en qué medida puede resultar perjudicial para la empresa un riesgo, y así, concientizar a la misma respecto a los obstáculos que rodean su progreso.
Tipos de análisis de riesgos
Al momento de realizar un análisis de riesgos, se puede optar por aplicar una metodología más rigurosa, basada en las matemáticas, u otra más flexible, basada en un juicio personal. Esto depende de la capacidad de la empresa para llevar a cabo uno u otro método. A partir de esto, un análisis de riesgos se puede clasificar en:
Análisis cuantitativo de riesgos
Un análisis cuantitativo de riesgos es un análisis, de carácter matemático y numérico, de los posibles riesgos que supone el proyecto. Por lo tanto, se realizan ciertas operaciones con el fin de cuantificar el nivel de riesgo del problema, teniendo en cuenta la probabilidad de que dicho evento suceda.
Este tipo de análisis se utilizan en aquellos sectores donde los riesgos suponen una significativa pérdida para la empresa, por lo que se hace necesario aplicar modelos matemáticos que permitan simular, con la mayor precisión y rigurosidad, los posibles escenarios en los que se pueden estar.
No obstante, su aplicación requiere de cierta inversión de personal y capital, pues se deben implementar herramientas como softwares, personal capacitado en el análisis de datos, entre otros elementos que permitan obtener la mayor precisión en los resultados del análisis.
Análisis cualitativo de riesgos
Un análisis cualitativo de riesgos es un tipo de análisis enfocado en la definición de niveles de riesgos según la opinión de expertos, personal capacitado y experiencias propias. Por lo tanto, supone la implementación de metodologías más flexibles y subjetivas, y resulta bastante útil para aquellas empresas que no cuentan con los recursos necesarios para realizar un análisis de riesgos cuantitativo.
Metodologías más utilizadas para el análisis de riesgos
Existen una gran cantidad de metodologías y estrategias que se pueden implementar para realizar un análisis de riesgos. Sin embargo, se debe ser cuidadoso al escoger una pues, según la capacidad de la empresa y las características propias del método, puede que sea más útil aplicar uno que otro. Por esta razón, a continuación te presentamos las metodologías más utilizadas, para que realices una selección correcta y eficaz:
Montecarlo
El método Montecarlo es una metodología, basada en la probabilidad y en el azar, utilizada para realizar aproximaciones de los posibles eventos que se pueden presentar durante un experimento o proyecto. En realidad, consiste en una simulación de la ejecución de una tarea, varias veces, con el fin de evaluar sus posibles resultados. Así, a mayor número de repeticiones, mayor exactitud.
Se basa en el principio de que, para conocer los resultados de un experimento, es más eficaz realizar pequeñas experimentaciones del mismo, teniendo en cuenta ciertas variables aleatorias. Para proyectos de gran magnitud, se utilizan ordenadores especiales que pueden realizar cálculos y simulaciones simultáneas rápidamente.
Este método es utilizado en una amplia variedad de campos profesionales, debido a su rigurosidad matemática y .De hecho, su origen se encuentra en la resolución de problemas físico nucleares y sus inventores fueron importantes matemáticos y físicos.
What if
What if (Y si…, o ¿Que sucedería si…?, en español) es una metodología que consiste en realizar especulaciones de los posibles problemas que se pueden presentar durante la ejecución del proyecto o el desarrollo del proceso. Por lo tanto, se debe aplicar de manera previa al comienzo de las actividades, con el fin de que el equipo asignado a cada área pueda aportar sus ideas respecto a los obstáculos a los que se podría enfrentar.
También se suele acudir a expertos, los cuales pueden estar involucrados en el desarrollo del proyecto o no. Gracias a la experiencia de estas personas, se puede ser más preciso respecto a las especulaciones y obtener, así, un panorama más amplio de los posibles riesgos a enfrentar en el futuro.
Matriz DAFO
El análisis DAFO es un tipo de análisis que busca conocer ciertos aspectos esenciales de la empresa, con el fin de reducir aquellos que son negativos, y potenciar los positivos. Al aplicarlo, se deben tener en cuenta cuatro enfoques:
- Debilidades.
- Amenazas.
- Fortalezas.
- Oportunidades.
De esta manera, no solo se identifican los posibles riesgos o amenazas a los que se deben enfrentar la empresa, sino también su capacidad para abordarlos, así como de progresar en materia productiva, financiera y comercial.
Diagrama de Ishikawa
Un diagrama de Ishikawa es un esquema visual que representa la relación de causa y efecto entre los distintos problemas existentes en un proceso empresarial. Se caracteriza por tener un aspecto similar al esqueleto de un pez, donde la cabeza indica el problema principal, y las espinas, cada una de las áreas de la empresa y sus problemas específicos, de los cuales deriva el central.
Además de ser una de las principales metodologías utilizadas para el análisis de riesgos, también es empleada durante los procesos de control de calidad de los productos y servicios, a través de la cual se pueden implementar estrategias periódicas que permitan soluciones problemas relacionados a las distintas áreas de la empresa.
Check list
Un check list, o simplemente una lista de verificación, es un documento o registro de todos los riesgos identificados en la etapa de evaluación, utilizado con el fin de verificar el cumplimiento e implementación de las estrategias propuestas para evitar o mitigar dichos riesgos.
Cada riesgo dispone de una casilla en la lista, la cual se debe rellenar en caso de que, efectivamente, se estén implementando las medidas de prevención propuestas previamente. De esta manera, se puede realizar un constante seguimiento del progreso de la empresa respecto a la resolución de sus problemas.
¿Cómo hacer un análisis de riesgo?
En general, para realizar un análisis de riesgos, se deben tener en cuenta ciertos pasos, los cuales se deben seguir durante la aplicación de cualquiera que sea la metodología que se seleccione para el estudio del proyecto. A continuación, te explicaremos de qué se tratan:
1: Identificación de riesgos
Todo proyecto está sujeto a cierto nivel de riesgo e incertidumbre, por lo que se deben identificar cada uno de los posibles riesgos a los que se debe enfrentar la empresa durante el desarrollo de sus actividades.
Debido a la misma incertidumbre, puede que la identificación de los riesgos sea un poco difícil, pues requiere de cierta especulación y agudeza al momento de analizar todos los posibles problemas a los que se puede enfrentar la empresa. Por esta razón, se pueden tomar en cuenta ciertas consideraciones, entre las cuales te aconsejamos aplicar:
- Acudir a expertos en el campo.
- Investigar los registros históricos y eventos del pasado que puedan aportar información respecto a los riesgos que se presentaron durante dicho periodo.
- Condiciones bajo las que se encuentra el proyecto. Por ejemplo, si las tecnologías que se están desarrollando de manera paralela en el mercado pueden afectar prontamente la utilidad del producto rápidamente.
- Experiencias propias de la empresa.
2: Evaluación de su probabilidad e impacto
Posteriormente, se realiza una evaluación de la probabilidad e impacto del riesgo sobre el progreso de la empresa. Esto supone la definición de ciertas escalas de medición sobre las cuales se puede establecer si, por un lado, la probabilidad es muy baja o muy alta, y por el otro, si el impacto es bajo o máximo.
Por lo general, se define una escala del 1 al 5, aunque se pueden diseñar otras escalas según el criterio de quien realice el análisis. Esto es importante, pues en algunas ocasiones puede que las escalas utilizadas en un sector económico no sean tan representativas en otros.
A partir de esta información se puede realizar una matriz de riesgos. En general, es una herramienta que permite determinar, a partir de la probabilidad y el impacto, el nivel de riesgo de los posibles problemas y obstáculos. Se trata de una tabla, donde se pueden asignar diversos valores numéricos a los niveles de riesgo.
La evaluación de estos dos aspectos también se puede realizar sobre los proyectos en sí. Es decir, se puede estimar la probabilidad de que se lleve a cabo un proyecto, así como el impacto que genera sobre la empresa. A partir de estas dos características, se puede calcular el nivel de riesgo del mismo si no se atiende de manera adecuada.
3: Priorización de los riesgos más críticos
A partir de los resultados de la evaluación de la probabilidad, el impacto y el posible nivel de riesgo, se deben evaluar qué riesgos producen un mayor efecto negativo sobre la empresa y el proyecto, con el fin de priorizar su solución lo más rápido posible.
Esto se puede hacer mediante una lista de prioridades, clasificando aquellos riesgos con mayor efecto negativo como los más importantes. Son estos los primeros que se deben atender, reuniendo al equipo asignado para empezar con la proposición de soluciones rápidamente.
4: Encuentra soluciones para cada riesgo
La finalidad de un análisis de riesgos es concientizar, a los gerentes de la empresa o emprendedores, de los riesgos a los que se pueden enfrentar en un futuro. A partir de esto, se pueden buscar soluciones para cada uno, destinando los recursos necesarios y específicos para cada caso.
De igual manera, esta etapa se basa en la comunicación y reunión del personal involucrado en cada área, con el fin de obtener el mayor número de ideas para establecer una ruta de acción específica y garantizar la resolución del problema.
5: Revisa la evaluación de riesgos de forma periódica
Un análisis de riesgos no es un proceso de una sola etapa, pues implica la revisión periódica de los resultados del mismo, así como del proyecto, con el fin de identificar nuevos riesgos, verificar si se están implementando soluciones y llevar a cabo un control constante sobre las actividades.
Dependiendo del tipo de proyecto, esta revisión se puede realizar de manera semanal, mensual, trimestral o semestral. Además, debes tener en cuenta el cronograma de actividades establecido, con el fin de realizar un seguimiento constante del cumplimiento de las tareas y la implementación de las estrategias propuestas para evitar los riesgos.
Ejemplo de análisis de riesgo en un proyecto
Durante la construcción de un edificio, puente o cualquier clase de infraestructura, se pueden presentar una gran cantidad de riesgos, que pueden afectar, no solamente las finanzas o las operaciones de la empresa, sino también la vida de las personas. Por lo tanto, se hace totalmente evidente la necesidad de realizar un análisis de riesgos.
Veámos cómo se hace paso a paso:
- Identificación de los riesgos: en la industria de la construcción, se puede identificar distintos tipos de riesgos, entre los cuales se pueden mencionar:
- Deterioro de los materiales debido a un clima variable o extremo.
- Terreno inestable que puede causar el derrumbamiento de la estructura.
- En el caso de la construcción de puentes, uno de los posibles riesgos es que, en un momento dado, el tráfico supere los límites de peso aceptables que puede soportar la infraestructura.
- Incorrecta planificación financiera.
- Mala gestión y planificación del proyecto, respecto a las actividades a realizar.
- Evaluación de probabilidad e impacto: identificados los posibles riesgos del proyecto, los ingenieros evalúan la probabilidad de que estos ocurran y, en caso de que sea así, el impacto que puede generar sobre la infraestructura y la empresa. Consideremos dos de los riesgos previstos:
- La probabilidad de que el tráfico supere los límites de peso que puede soportar un puente depende de la zona en que se construya, así como de los fenómenos sociales y naturales que se presenten en un período específico, lo cual es difícil de prever. Por lo tanto, se puede establecer que, en una situación normal, esta probabilidad es media-alta.
Por otro lado, el impacto que puede generar sobre el proyecto es máximo, pues no solo significa la pérdida de reputación como empresa y posibles demandas, sino también la pérdida de cientos de vidas.
A partir de esto, se puede establecer que el nivel de riesgo es alto y, por lo tanto, requiere de un alto grado de atención con el fin de brindar soluciones óptimas que permitan reducir dicho riesgo.
- En condiciones climatológicas normales, la probabilidad de que los materiales presenten un deterioro es baja, según el tipo de materiales que se utilicen y el clima característico de la zona. Mientras que el impacto es alto, si no se aplican las medidas necesarias para corregir dicho deterioro. Por lo tanto, se puede decir que el nivel de riesgo es medio.
Cabe mencionar que estas estimaciones se realizan de esta manera para exponer, de manera general, cómo se realiza este paso. Sin embargo, en un proyecto real se debe realizar una matriz de riesgos, y aplicar todas las metodologías que se crean necesarias para garantizar la mayor seguridad frente a los riesgos.
- Priorización de los riesgos: a partir de lo anterior, se realiza una comparación con el fin de determinar qué problemas presentan un mayor nivel de riesgo. De esta manera, se establece una lista de prioridades, de manera que los primeros elementos de la misma sean aquellos que suponen un mayor peligro para la empresa.
Según los ejemplos del paso anterior, se puede observar que el aumento de tráfico tiene un mayor nivel de riesgo que el deterioro de los materiales. Por lo tanto, se deben disponer, en primera instancia, todos los recursos y atención para brindar soluciones efectivas para mitigar los daños generados por el primer problema.
- Proposición de soluciones: una vez se ha establecido una lista de prioridades, se pueden empezar a generar propuestas para mitigar los riesgos o evitarlos, si es posible. Por ejemplo, en el caso de que el tráfico sea mayor a lo establecido en un principio, se puede diseñar una estructura similar a un puente colgante, que permite extender los límites de peso y, así, soportar dicho aumento del tráfico.
- Revisión: finalmente, los ingenieros realizan un constante seguimiento de la implementación de las estrategias, con el fin de evaluar su efectividad para mitigar los riesgos. En este caso, se puede establecer un periodo de prueba donde el puente se someta a los diversos problemas previstos, una vez aplicadas las medidas de prevención.
En este tipo de industrias es recomendable realizar un análisis cuantitativo de riesgos pues, debido a la precisión que requiere el proyecto para que se pueda finalizar correctamente, es necesario ser lo más riguroso posible en cuanto a los datos y variables a considerar. Por ejemplo, la probabilidad de que un puente caiga por causa del peso de los automóviles, no se puede determinar de manera subjetiva, sino de manera matemática.
Plantilla Matriz de Análisis de riesgos en Excel
La Plantilla Matriz de riesgos en Excel es la herramienta ideal para que gerentes y emprendedores conozcan los posibles riesgos a los que se puedan enfrentar en sus proyectos y, de esta manera, garantizar el éxito de los mismos.
Con esta plantilla podrás realizar una completa evaluación de la probabilidad, impacto y nivel de riesgo al que se enfrenta tu proyecto, así como realizar una gestión de riesgos totalmente eficaz. Todo esto, a través de una herramienta diseñada para que puedas realizar dicha gestión fácilmente. ¡Haz que tu proyecto sea tal como lo imaginaste, con la certeza de que todo saldrá bien!
