Tipos de Datos en Excel
Si eres un usuario de Excel es probable que trabajes con datos de manera habitual, pero ¿sabes en realidad qué son los datos y cómo clasificarlos?
Si aún no conoces la respuesta, no te preocupes. En este artículo te explicaremos qué es un dato en Excel y sus diferentes tipos. Además, te mostraremos algunos ejemplos para ilustrar mejor sus funciones.
¿Qué es un dato en Excel?
Un dato en Excel es cualquier valor o información ingresada en la celda de una hoja de cálculo. Este valor o información puede ser numérico, de fecha y de hora.
Los datos son la base de cualquier análisis o informe que se quiera hacer en Excel, lo que implica que sea fundamental comprender su naturaleza y cómo se manejan.
Para que sea más clara la importancia de los datos en Excel, imagina que construyes una casa. Los datos serían como el cimiento de esa casa, ya que son la base fundamental en la que se apoyará toda la información.
Al igual que el cimiento de una casa, los datos deben ser sólidos y estar estructurados en la medida que soporten el peso de la información que será analizada. Un cimiento bien construido permite que la casa se mantenga firme y estable, así como los datos bien gestionados y organizados garantizan la obtención de resultados confiables y precisos.
Entender el concepto de datos en Excel es un punto de partida para cualquier tarea que desees realizar en una hoja de cálculo. Desde la más simple, como hacer una suma o sacar un promedio, hasta la más compleja, como analizar grandes datos o crear gráficos; todo empieza con la comprensión de los datos que se tienen a disposición.
Conocer los diferentes tipos de datos en Excel y cómo manejarlos de manera adecuada posibilita realizar análisis detallados y precisos, lo que lleva a descubrir patrones o tendencias que de otra forma podrían pasar desapercibidos.
Además, trabajar adecuadamente con los datos implica ahorro de tiempo y ayuda a evitar errores al automatizar las tareas.
Es importante que los datos se registren correctamente para que Excel realice los cálculos precisos y formatee los datos de manera debida. De esta manera, se filtran y ordenan los datos con mayor precisión.
¿Cuáles son los tres tipos de datos fundamentales en Excel?
Es preciso conocer los diferentes tipos de datos con los que se puede trabajar en Excel, los cuales son fundamentalmente los siguientes tres: valores numéricos, datos de fecha y hora y datos de texto.
Valores numéricos
Los valores numéricos representan los datos más comunes en Excel y son usados en diferentes tipos de cálculos matemáticos y estadísticos como sumas, promedios, desviaciones estándar, porcentajes, entre otros.
Ejemplo de dato numérico
Supongamos que queremos llevar un registro de nuestros ingresos diarios en un mes. Podemos crear una hoja de cálculo en Excel con una columna para la fecha y otra para el ingreso.
En la columna de ingresos, ingresamos los valores correspondientes a los ingresos diarios, de esta manera: el 1 de marzo ganamos $100, el 2 de marzo ganamos $75, el 3 de marzo ganamos 120 y así sucesivamente:
Datos de fecha y hora
Los datos de fecha y hora son útiles en Excel, especialmente cuando estamos ante situaciones en la que es preciso llevar registros de eventos en el tiempo como seguimiento de fechas límite, programación de tareas, análisis tendencias, etc. Excel ofrece funciones que permiten analizar estos datos, entre otras, la función de fecha y la función de hora, la función de días laborales.
Ejemplo de dato de fecha y hora
Veamos un ejemplo de datos de fecha y hora. Para este fin, supongamos que somos organizadores de un evento y necesitamos llevar registro de las fechas y horas de las reuniones del comité organizador.
En una hoja de cálculo en Excel creamos dos columnas donde una corresponde a la fecha y la otra a la hora. En la columna de la fecha, ingresamos el día en que se celebrará cada reunión y en la columna de hora, registramos el horario correspondiente al inicio de cada una
Por ejemplo, la primera reunión del comité organizador se celebrará el 15 de abril de 2023 a las 10:00 a. m.; la segunda el 22 de abril de 2023 a las 2:00 p. m.; y así sucesivamente:
Datos de texto
Los datos de texto son usados para ingresar y registrar información no numérica en Excel, como nombres, direcciones, descripciones y demás.
Ejemplo de dato de texto
Un ejemplo práctico de datos de texto en Excel es el siguiente, donde creamos una hoja de cálculo con una columna para el nombre, otra para el correo electrónico y otras dos para el número de teléfono de la empresa en la que trabaja.
Llenando cada uno de los campos con los datos y la información sugerida, obtenemos un cuadro similar a este:
¿Una fórmula se considera un dato en Excel?
Si con lo visto hasta ahora te preguntas si una fórmula se considera un dato en Excel, la respuesta es que depende del contexto en el que se use la fórmula.
Por un lado, una fórmula en sí no se considera un dato, ya que su función es la de operar con estos para generar un resultado. Sin embargo, el resultado arrojado por la fórmula es considerado un dato, porque representa un valor numérico, de fecha, hora de texto, o incluso una combinación de ellos.
Por ejemplo, si una hoja de cálculo en Excel usa la fórmula SUMA para sumar los valores de un rango de celdas, el resultado arrojado por esta fórmula será considerado un dato, dado que representa una cantidad numérica que puede ser usada para tomar decisiones o generar gráficos.
Conclusiones y recomendaciones
Para concluir, podemos decir que los datos son la base para cualquier análisis que desees realizar en Excel y de allí surge la importancia de saber cómo manejarlos y organizarlos de manera efectiva. Conocer los diferentes tipos de datos y la manera de ingresarlos, te ahorra tiempo y te ayuda a evitar errores en los cálculos.
Ten en cuenta que, una vez ingresados los datos, se recomienda revisarlos para asegurarse de que estén completos y sin falencias. De igual manera, se recomienda organizar los datos en tablas para facilitar su análisis así como el uso de fórmulas y gráficos.
Una forma de darle un uso avanzado a los datos, es usando herramientas como filtros, tablas dinámicas y macros, que permiten realizar análisis complejos y automatizar tareas repetitivas.
Para facilitar el análisis de los datos, usa fórmulas y gráficos. También se recomienda usar algunas prácticas comunes como usar títulos y etiquetas para cada columna y fila, y asegurarse de que los datos estén organizados y formateados de forma consistente.
También es útil utilizar funciones de Excel para analizar y resumir datos, como las funciones de agregación como SUMA, PROMEDIO, MÁXIMO, MÍNIMO; las funciones de búsqueda y referencia como BUSCARV, INDICE, COINCIDIR; y las funciones lógicas como SI, Y, O, NO.
Esperamos que este artículo haya sido de utilidad para ti. Te invitamos a seguir explorando el blog de Excel Para Todos donde encontrarás información con la que aprenderás a crear gráficos, tablas dinámicas, funciones avanzadas y muchos más.
