Durante los procesos productivos y operacionales de una empresa, se pueden presentar una gran cantidad de inconvenientes, que pueden afectar no solamente al desarrollo empresarial, sino a la seguridad de las personas involucradas en dichas labores. Disponer de los elementos necesarios para solucionarlos es una de las tareas principales del área de Recursos Humanos, y esto se logra a través de un reporte de incidencias.
El Formato de Reporte de Incidencias es una herramienta indispensable para los gerentes del área de Recursos Humanos, la cual te facilitará llevar a cabo un registro eficaz y preciso de los accidentes que se presenten en tu empresa y, así, garantizar su pronta solución. Aquí, te explicaremos de qué se trata.
¿Qué es un reporte de incidencias y para qué sirve?
Un reporte de incidencias es un documento en el que se registran los accidentes, incidentes y diversos problemas que pueden afectar el desarrollo normal de las actividades de la empresa y la seguridad de las personas involucradas en las mismas.
Por lo tanto, en un reporte de incidencias se pueden registrar tanto accidentes generados por el manejo de las máquinas, inasistencias por parte de personal, conflictos laborales, entre otros.
Estos documentos pueden ser redactados por el área específica donde se presenta el problema, con el fin de buscar soluciones óptimas al mismo y tener un registro, o historial, que permita llevar a cabo un seguimiento de los incidentes a tratar en todo momento, así como de los responsables a resolverlos.
De esta manera, el área de Recursos Humanos dispone de un panorama general de los problemas internos de la empresa y, así, conocer en todo momento el estado de los mismos, posibilitando la mejora continua de la empresa respecto a sus estándares laborales y de seguridad.
Tipos de incidencias
Las incidencias o problemas que se pueden presentar durante el desarrollo de las actividades llevadas a cabo en una empresa se pueden clasificar en dos tipos, según la previsión que se tenga, o no, de los mismos. Así, estos son:
Imprevistas
Las incidencias imprevistas son aquellas que la empresa no puede prever, debido a que son espontáneas y ocurren por una serie de sucesos que, por lo general, no se pueden identificar fácilmente hasta que se produce el accidente o un poco antes del mismo. Además, son las más riesgosas pues, al no tener un control sobre ellas, pueden generar un mayor impacto sobre la seguridad de las personas.
Previstas
Las incidencias previstas son aquellas que la empresa supone pueden ocurrir y que, de alguna u otra manera, deben tratarse en algún momento. Por lo tanto, de manera previa, ya se tienen las rutas de acción a seguir en el momento de la incidencia. En general, hacen referencia a las ausencias por vacaciones o días libres de los que disponen los trabajadores.
Cómo realizar un reporte de incidencias
Al momento de realizar un reporte de incidencias, se deben llevar a cabo una serie de pasos específicos, sumamente importantes para hacer una correcta revisión y proposición de soluciones de los problemas a resolver. A continuación, te explicamos de qué se tratan cada uno de estos pasos:
1. Tener un formato preestablecido de reporte de incidencias
La documentación y el registro de cada una de las incidencias y problemas a resolver es indispensable para poder llevar a cabo un seguimiento de los mismos. Sin embargo, es necesario que se tenga un formato preestablecido para facilitar el proceso y, además, mantener organizada la información en los archivos de la empresa.
Estos formatos pueden variar de una a otra empresa, no obstante, siempre deben incluir:
- Problema y descripción del mismo.
- Fecha de notificación.
- Nombre del supervisor o quien notifica el problema.
2. Llevar un control de asistencia
El control de la asistencia del personal de la empresa es fundamental para relacionar los accidentes reportados y la presencia de cada uno de los trabajadores en el entorno donde se presentan los incidentes.
3. Identificar el tipo de incidente
Ahora, se debe definir el tipo de incidente a tratar, es decir, determinar si este estaba previsto o no. De esta manera, se pueden establecer las rutas de acción adecuadas para resolver el problema teniendo en cuenta su prioridad, ya que, por lo general, debido a la índole de los incidentes imprevistos, estos requieren de una mayor atención por suponer un mayor riesgo para la seguridad de las personas.
4. Proponer estrategias y medidas de prevención o solución
El fin del reporte de incidencias es la proposición de soluciones y estrategias para resolver dichos problemas. Por lo tanto, al finalizar el registro de los incidentes, el equipo de supervisores y coordinadores debe reunirse con el fin de plantear nuevos sistemas de seguridad que prevengan a las personas de los riesgos potenciales y eviten futuros accidentes.
Existen diversas guías de salud ocupacional, así como otros estándares de seguridad que las empresas pueden revisar al momento de plantear las soluciones pertinentes a los problemas que presenten.
5. Enviar el reporte con las áreas interesadas
Finalmente, se debe enviar el reporte al área de Recursos Humanos, en caso de que su redacción haya sido realizada desde un área diferente. Los directores de RR.HH., posteriormente, deben realizar un revisión de los problemas, así como de las soluciones propuestas, con el fin de disponer de los recursos necesarios para llevar a cabo las estrategias.
Características del formato de incidencias
- Contiene opciones de filtrado para un mejor análisis de los datos.
- Posee un tablero de seguimiento desde donde se puede llevar a cabo un completo seguimiento de las incidencias.
- Es personalizable.
- Se pueden agregar otros datos para mayor control de los incidentes, tales como supervisores y encargados.
- Utiliza gráficos estadísticos, tales como gráficos de barras y gráficos circulares (o de pastel), para representar el nivel de impacto de incidencias así como la cantidad de de las mismas.
- Clasifica los accidentes según su prioridad.
- Determina el número de incidencias actuales, así como su estado.
Cómo usar el formato de reporte de incidencias
El Formato de Reporte de Incidencias es una herramienta que se puede utilizar de manera totalmente sencilla y, aquí, te explicaremos cómo aprovechar todos sus beneficios. La plantilla se divide en dos partes, las cuales son:
1. Tablero de seguimiento: aquí, podrás llevar a cabo toda la gestión necesaria para identificar y observar el desarrollo de las soluciones de los incidentes. Asimismo, cuenta con los siguientes apartados:
- Cantidad total de incidencias: automáticamente, la plantilla cuantifica el total de incidencias registradas y representa, mediante un diagrama de barras, la cantidad de incidencias según su estado, es decir, si el caso ha sido cerrado (solucionado), bloqueado, sin empezar o en proceso.
- Nivel de impacto de incidencias: mediante un gráfico circular, se representa la cantidad de incidencias según su impacto.
- Creado por: aquí, puedes agregar todos los nombres de las personas encargadas de la supervisión del problema o de quienes abren el caso. De esta manera, durante el registro de un incidente, puedes seleccionar rápidamente la persona supervisora.
- Responsables y Total cerrados: de igual manera, puedes registrar los nombres de las personas responsables de resolver el problema.
2. Tablero de registros: en la parte inferior del tablero de seguimiento, podrás encontrar la tabla de registros de incidentes. Aquí podrás mencionar todos los aspectos relacionados a los accidentes de la empresa. Veamos qué elementos posee:
- No.: número de registro (automático).
- Incidencia / Problema: en este apartado, puedes agregar el nombre del problema, así como una descripción del mismo.
- Prioridad / Impacto: puedes seleccionar la prioridad del problema mediante un menú desplegable que se activa al hacer clic sobre una de las celdas. Puedes optar por las opciones Baja, Media y Alta. Una vez seleccionada, la casilla cambiará de color.
- Fecha de apertura: escribe en formato DD/MM/AA la fecha de apertura del caso.
- Creado por: puedes activar el menú desplegable y seleccionar a una de las personas que añadiste en la parte anterior.
- Asignado a: asimismo, puedes utilizar el menú y seleccionar a una persona encargada.
- Fecha de resolución: escribe en formato DD/MM/AA la fecha de resolución del caso.
- Estado: puedes utilizar el menú desplegable para seleccionar el estado del problema.
- C: finalmente, si el problema ha sido cerrado, se agrega un símbolo de revisado en esta casilla.
Además, puedes utilizar las herramientas de filtrado que se encuentra justamente en la parte superior de la tabla, mediante las cuales puedes mostrar en pantalla los accidentes según su prioridad o su estado.
¡Así de fácil es utilizar el Formato de Reporte de Incidencias en Excel!
Ejemplo de reporte de incidencias
En la manufactura de productos derivados del papel, es necesario emplear químicos especiales para el tratamiento de las materias primas, así como máquinas que, al estar desajustadas o estar en mal estado, pueden suponer un verdadero riesgo para la seguridad del personal. Por lo tanto, a continuación, te presentaremos un ejemplo en el que es necesario llevar a cabo un reporte de estas incidencias:
Como puedes observar, es importante tener en cuenta la prioridad o el impacto del problema a solucionar sobre la seguridad de los trabajadores, con el fin de disponer del tiempo necesario para resolver el incidente correctamente.
Otro aspecto a notar es que, aunque en general los reportes de incidencias se empleen para notificar accidentes graves o que puedan afectar el desarrollo de la empresa a corto plazo, también se pueden mencionar aquellos que suponen un aspecto negativo a largo plazo, tal como la posición incómoda en el lugar de trabajo, lo que puede generar malestar en el entorno laboral.
Beneficios de usar el formato de reporte de incidencias laborales
- Es totalmente gratuito y lo puedes descargar fácilmente para utilizarlo en el momento que desees.
- No necesitas tener amplios conocimientos en el manejo de Excel. Solo registra los datos necesarios ¡y listo! El formato se encargará de realizar lo demás y de brindarte la información que requieres para tu labor.
- Te permite filtrar la información que se muestra en pantalla a través de varias opciones de filtrado.
- Es fácil de utilizar y contiene todas las herramientas necesarias para llevar un control preciso de los accidentes.
- Puedes llevar a cabo un seguimiento eficaz de cada uno de los incidentes de la empresa, teniendo en cuenta aspectos como su prioridad o su estado.
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En Excel Para Todos, hemos desarrollado una gran cantidad de plantillas útiles para las tareas que debe llevar a cabo el área de Recursos Humanos, las cuales te pueden interesar
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