¿Qué es Excel y para qué sirve?

Es muy común que estemos hablando frecuentemente de Excel y que hoy en día, sea una de las herramientas más utilizadas en la oficina. Pero, veamos por qué es tan popular y por que es uno de los programas más usados actualmente.

Excel es un programa desarrollado por Microsoft y pertenece a la suite de Office que también incluye programas como Word, PowerPoint, entre otros.

¿Qué es Excel?

Excel es una hoja de cálculo que nos permite manipular datos numéricos y de texto en tablas formadas por la unión de filas y columnas. Pero ¿qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es lo que utilizaban los contadores para llevar registros, esto se utilizaba mucho antes de que aparecieran las computadoras. Las hojas de cálculo en programas informáticos aparecieron desde la década de 1960 y fueron desarrolladas para simular las hojas de trabajo contables, que se utilizaba en ese entonces y de esa manera automatizaban el trabajo contable.

Historia de Excel

En el año 1982, Microsoft saca el producto Multiplan unas de las primeras hojas de cálculo con el que incursiona en el mercado, para hacerle competencia a VisiCalc de la empresa VisiCorp, que fue el primer programa informático de hojas de cálculo para computadores personales.

A pesar de que Multiplan podía ejecutarse en varias computadoras, la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 que fue muy popular en la década de 1980 seguía vendiendo mucho más que Multiplan y se posicionaba rápidamente como una de las hojas de cálculo más utilizadas. Para el año 1985 Microsoft deja a un lado su producto Multiplan y comienza a trabajar con la primera versión de Excel.

Esa primera versión de Excel solo trabaja con Macintosh, pero dos años después, en 1987 se hace el lanzamiento de la segunda versión de Excel. Microsoft lanza Excel 2.0, que podía ejecutarse en la plataforma de Windows y a partir de ese momento, la hoja de cálculo de Excel comenzó su crecimiento y popularidad hasta convertirse en la hoja de cálculo más utilizada en el mundo.

¿Para qué sirve Excel?

Gracias a los avances que ha tenido Microsoft Excel, hoy podemos usar esta herramienta para un sinnúmero de cosas, tanto en el ámbito personal, profesional, así como dentro de cualquier empresa, que es donde vemos, que más se utiliza o aplica el uso de esta herramienta.

Excel se distingue de los demás programas ofimáticos porque nos permite organizar datos en filas y columnas, y al introducir datos numéricos y alfanuméricos en las hojas de cálculo de Excel, podemos realizar cálculos aritméticos básicos o aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad y utilizar funciones de estadísticas o funciones de tipo lógica en Excel.

La hoja de cálculo de Excel nos facilita en gran medida, trabajar con información que podamos analizar, generar reportes mediante herramientas de gráficos y las tablas dinámicas.

Características de Excel: Hojas de cálculo

Una de las característica principales de Excel, es que en su pantalla principal se muestra una matriz de dos dimensiones, que está formada por columnas y filas, de esta manera se le da forma a una celda, que básicamente es la intersección de una columna y una fila. 

La celda tiene una dirección única, conformada por una letra para identificar la columna y un número que nos permite identificar la fila en la que podemos estar trabajando. Por ejemplo, la celda señalada en la siguiente imagen tiene una dirección o nombre de A1

Qué es Excel y para que sirve

En cada celda podemos ingresar datos numéricos o alfanuméricos, como ya lo habíamos dicho anteriormente. Una manera fácil de identificar si un dato es numérico o es un texto, es validando en la celda el tipo de dato que introducimos. Generalmente los datos tipo texto se alinean a la izquierda y los datos numéricos se alinean a la derecha.

Para que sirve Excel

De esta manera, Excel reconoce que tipo de dato estamos ingresando en una celda, si es numérico o es un dato alfanumérico. 

Operaciones aritméticas en Excel

Con Excel podemos realizar operaciones aritméticas simples como por ejemplo: sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/). Para poder realizar cálculos aritméticos en Excel, solo debemos poner un (=) o el signo (+) al inicio de la celda, seguido de la fórmula que deseamos ejecutar.

    • Sumar =2+4+8
    • Restar =9-6-3
    • Multiplicar +3000*33
    • Dividir +9000/33
Operaciones aritméticas

En Excel podemos escribir fórmulas muy grandes o de acuerdo a lo que necesitemos, solo debemos respetar el límite de caracteres por celda que es de 32,767 en las versiones de Excel más recientes.

Además, algo muy útil que podemos hacer en la hoja de cálculo al momento de escribir fórmulas, es referenciar celdas para aplicar sus valores dentro de la operación aritmética que estemos realizando

Operaciones aritméticas

Fórmulas y funciones en Excel

Para sacarle el máximo provecho a Excel podemos realizar cálculos más avanzados utilizando las funciones de Excel, las cuales nos ayudan a efectuar cálculos sobre nuestros datos numéricos o alfanuméricos. Al realizar funciones con nuestros datos en Excel, la fórmula se va a comportar casi como si fuera un asistente nuestro, ya que nos irá indicando los pasos a realizar dentro de la función, para entregarnos el resultado correcto.

Por ejemplo, al ejecutar la función Promedio se nos muestra un ayudador que indica los pasos o datos que deben ir dentro de la fórmula.

Fórmulas y funciones de Excel

Al indicarle los datos numéricos para este caso, nos devolverá el promedio de los valores que hayamos ingresado, como lo podemos visualizar en la siguiente imagen.

Fórmulas y funciones en Excel

Las funciones de Excel las podemos categorizar según su funcionalidad y en algunas de esas categorías, podemos encontrar a las funciones de búsqueda y referencia, las funciones lógicas, las funciones de texto, las funciones de fecha y hora, entre otras que iremos hablando a lo largo de nuestro recursos.

Si quieres conocer todas las funciones de Excel disponibles, puedes hacer clic en la pestaña Fórmulas y se mostrarán todas las funciones que podemos aplicar en la hoja de cálculo. La siguiente imagen nos muestra algunas de las funciones de la categoría de funciones lógicas que podemos ejecutar en el Excel.

Funciones

Si quieres conocer las principales fórmulas de Excel que debes dominar para ser más productivo en tu trabajo, haz clic en el enlace.

Gráficos en Excel

Una de las razones importantes de por que Excel es una de las aplicaciones más populares en el mundo, es por la capacidad de realizar gráficos con base en los datos.

Al utilizar gráficos, podemos generar nuestros propios reportes con una mejor interpretación y sentido de nuestros datos. Por ejemplo, podemos crear una gráfica para validar las ventas durante un periodo de tiempo y conocer de manera visual qué productos se han vendido más y cuáles tienen menor rotación.

Si quieres aprender más acerca de los gráficos en Excel puedes consultar nuestro artículo de cómo hacer gráficos en Excel con barras de desplazamiento y darte una idea de las diferentes opciones que tienes para crear gráficos de Excel. Además, también puedes ver los diferentes gráficos que puedes crear en Excel dando clic en la pestaña Insertar y de inmediato encontrarás todos los tipos de gráficos en Excel que puedes utilizar en la hoja de cálculo.

Gráficos

Los tipos de gráficos disponibles en Excel son los siguientes:

    • Columnas
    • Líneas
    • Circular
    • Barras
    • Áreas
    • XY Dispersión
    • Cotizaciones
    • Superficie
    • Radial
    • Cuadro combinado

Datos tabulares Excel

El Excel también nos permite organizar los datos de manera tabular. La gran cantidad de celdas que componen una hoja del libro de Excel nos facilita trabajar los datos de esta manera.

Por esta razón, Excel nos ofrece una gran cantidad de herramientas para darle formato a los datos que ingresemos a la hoja de Excel. Por lo cual, al momento de trabajar con datos en Excel es posible que necesitemos darle formato de tabla de Excel, o necesitemos aplicar algún tipo de formato condicional o simplemente darle un estilo a la hoja o celda, según sea el caso.

Al trabajar con datos tabulares en Excel, podemos ordenarlos de manera fácil, filtrar la información, hacer búsquedas o utilizar herramientas avanzadas para analizar la información o los datos que hemos ingresado a la hoja de cálculo.

Versiones de Excel

Frecuentemente podemos encontrar que Microsoft Excel ha estado actualizando y mejorando la versión de Excel o de su suite office. Las últimas versiones que ha tenido el Office Excel son: Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016, Excel 2019. 

Cada versión viene mejorando la aplicación y añadiendole nuevas funcionalidades que permiten sacarle su máximo provecho.

Si quieres saber como validar que version de Excel tienes, solo debes abrir Excel y en la venta “Splash” podemos visualizar la versión de nuestra aplicación de Excel. También puedes consultarlo, oprimiendo la tecla F1 que abrirá la ventana de ayuda y donde podemos identificar la versión de Excel para la cual se nos está mostrando la ayuda al oprimir F1

Las 3P´s del análisis de datos: Complementos de Excel

Carga, modela y visualiza información: Las capacidades que tiene la herramienta de Excel son muchas, incluso puedes llevar tus conocimientos de Excel a otro nivel con los complementos de Power Query, Power Pivot y Power Bi para agregar valor desde el análisis de la información.

Con estos complementos tendrás la posibilidad de consultar información desde cualquier fuente, extraerla, transformarla y cargarla en Excel. Así mismo, podrás tomar esa información y diseñar modelos con relaciones entre tablas, para luego analizarla a través de tablas dinámicas, gráficos en Excel o Power BI, donde tendrá la posibilidad de compartir sus dashboard con otros usuarios.

complementos

¿Por qué aprender Excel?

Excel es una de las herramienta más utilizada en el ámbito laboral, ya que nos facilita muchos procesos administrativos. Y no solo eso, también nos permite realizar tareas en muy corto tiempo, automatizar tareas repetitivas y evitar errores que a veces nos pueden costar grandes sumas de dinero.

Las capacidades de Excel y sus múltiples funcionalidades la hacen una herramienta muy versátil, que podemos utilizar para: Contabilidad, manejar inventarios y gestionar stock, filtrar, seleccionar, buscar grandes volúmenes de información o datos, calcular plazos y periodos, analizar información, comparar información, conectarlo con fuentes externas, entre muchos otros tipos de uso.

Por esta razón y sin importar la profesión a la que te dediques, es casi seguro de que en algún momento, tendrás la necesidad de utilizar Excel. Hoy por hoy, conocer Excel es una de las habilidades más solicitadas por las empresas y esto puedes comprobarlo por ti mismo, buscando en las bolsas o agencias de solicitud de empleo que tenemos disponibles en Internet.

Ahora que ya sabes qué es Excel y estás decidido (a) en aprender a utilizar esta fabulosa herramienta, te invitamos a consultar nuestro Curso de Excel, que te ayudará a aprender el uso de la hoja de cálculo, desde lo básico hasta convertirte en un usuario avanzado de Excel

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