¿Qué es un Proyecto?
Un proyecto es un conjunto de procedimientos y actividades que se suceden entre sí para el cumplimiento de un objetivo en específico. Como su nombre lo indica, es una proyección que incluye la solución de un problema, o la proposición de una nueva idea, y sus posibles resultados.
Un proyecto, asimismo, supone una planificación de los distintos procesos que se deben llevar a cabo, y contar con un personal capacitado para el desarrollo del mismo. De esta manera, también se puede definir como el conjunto de actividades realizadas por un grupo de personas con ciertos conocimientos, en un intervalo de tiempo determinado, enfocados en un objetivo en común.
A continuación, te explicaremos todos los detalles relacionados a este término, para que puedas desarrollar un proyecto correctamente.
¿Cómo nace un proyecto?
El origen de un proyecto puede variar dependiendo del contexto en que se encuentre la persona o personas implicadas. Por ejemplo, puede que una empresa desee lanzar al mercado un nuevo producto o servicio; o también se puede presentar el caso de que la administración pública de una ciudad, al analizar el estado de las vías de una zona, presente un nuevo plan de acción para mejorarlas.
En general, un proyecto nace a partir de la observación y análisis del entorno, y una base que justifique su viabilidad y eficacia, pues se debe garantizar que, al reconocer la problemática y concebir una idea, cumpla con las proyecciones.
¿Para qué sirve un proyecto?
El concepto de proyecto permite a un grupo de personas organizar una serie de ideas, enfocadas en solucionar o mejorar cierto aspecto, y encauzarlas a través de diversas prácticas y actividades, teniendo siempre en cuenta una finalidad en común y constante. Además, este término no supone una conclusión, sino que invita a que se mejore constantemente.
Con respecto a las personas beneficiadas por un proyecto, exceptuando a las involucradas directamente con él, obtienen beneficios en intervalos de tiempos medibles y estimables, a corto o mediano plazo, y con la garantía de, como mencionamos anteriormente, que pueda ser mejorado.
Objetivos de un proyecto
Entre los objetivos generales de un proyecto, podemos mencionar los siguientes:
- Solucionar una problemática.
- Generar beneficios, ya sean sociales, económicos o para la mejora de un área en específico.
- Establecer pautas para el desarrollo de las actividades, como lo son la coordinación de equipos y su interdependencia con respecto a la finalidad del proyecto.
- Registrar el progreso del desempeño y evolución del mismo para posteriores proyectos.
Tipos de proyectos
Existe una diversa gama de tipos de proyectos de acuerdo a ciertos aspectos específicos. Esto permite emprender un nuevo proyecto considerando las características propias del mismo y tener como respaldo una base inicial para su desarrollo. A continuación, te explicaremos cuáles son los más importantes:
Según su financiación
- Proyectos públicos: son aquellos que obtienen su financiación a partir de entes gubernamentales. Generalmente, nacen como una propuesta de la administración pública de una entidad territorial para mejorar un aspecto social.
- Proyectos privados: se trata de los proyectos que adquieren su capital de fuentes particulares, como lo son los inversores, los mismos dirigentes o propietarios, cuyos objetivos están enfocados en generar beneficios económicos para una empresa.
- Proyectos mixtos: este tipo de proyecto se caracteriza por tener una fuente de inversión tanto pública como privada. En este caso, se busca tanto un beneficio social como comercial y económico.
Según su contenido
- Proyectos de construcción: son proyectos enfocados en la resolución de problemas propios del urbanismo, la ingeniería civil o la arquitectura. En general, se incluyen dentro del planeamiento urbanístico de un territorio.
- Proyectos empresariales: el enfoque de estos proyectos es comercializar un producto o servicio entre un público objetivo a través de distintas estrategias de marketing.
- Proyectos de producción de bienes y servicios: su propósito es desarrollar un producto o servicio con ciertas características que cumplan con las demandas de un mercado. Esto permite que una empresa o negocio se actualice e innove con respecto a sus competidores. Estos proyectos van de la mano con los proyectos empresariales.
- Proyectos informáticos: son proyectos enfocados en el desarrollo de software o hardware. Requieren de cierto grado de actualización a lo largo del tiempo, por lo que se utilizan distintos métodos, como las metodologías ágiles, para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Según su complejidad
- Proyectos simples: los procedimientos y actividades de esta clase de proyectos no requieren de un gran esfuerzo laboral ni profesional. Por esta razón, suelen completarse en intervalo de tiempo considerablemente corto y con un capital humano reducido.
- Proyectos complejos: requieren de una gran capacidad en todas las áreas involucradas, tanto en la infraestructura, el personal y la organización del mismo. Asimismo, requiere de capital humano especializado para el correcto desarrollo de los procesos internos.
Según su finalidad
- Proyectos sociales: el fin de estos proyectos es beneficiar a la sociedad de un territorio, una región o una nación. Son una propuesta del sector público y las entidades gubernamentales para mejorar la calidad de vida de las personas.
- Proyectos educativos: se caracterizan por enfocarse en el área de la educación y en la mejora de la misma, tanto a nivel escolar como universitario. Esto implica que profesionales especializados en cada área propongan ideas que aporten a la conformación de un temario más completo.
- Proyectos comunitarios: se asemejan a los proyectos sociales por su finalidad, sin embargo, en este caso las personas también participan en el desarrollo de actividades implicadas.
- Proyectos académicos: también conocidos como proyectos de investigación, están orientados a mejorar un área académica en específico, contribuyendo al enriquecimiento del mismo. Principalmente, se tratan de experimentos, estudios y otros análisis con el fin de obtener alguna información adicional.
- Proyectos de producción: son los proyectos cuyas actividades se enfocan en la fabricación de un producto o el desarrollo de un servicio.
Partes y elementos de la estructura de un proyecto
Antes de empezar a desarrollar un proyecto, es importante conocer todos los elementos involucrados en su estructura, pues son partes fundamentales para que el mismo progrese correctamente, evitar fallos y prever posibles obstáculos para proponer soluciones oportunas. De esta manera, ten en cuenta lo siguiente:
Finalidad y objetivos
La finalidad de un proyecto, en términos generales, conduce a un cambio que corresponde a una mejora, ya sea para una empresa, un producto o servicio en específico o, incluso, a nivel personal. A su vez, la finalidad, durante la etapa de desarrollo, se logra a través de la definición de ciertos objetivos específicos relacionados a la finalización de cada actividad individual.
Destinatarios
Son las personas, entidades o cualquier otro tipo de elemento, que reciben los beneficios finales del proyecto o para quienes están enfocados.
Producto o servicio
Es el foco de todo proyecto, pues es el medio por el cual se espera que todos las personas involucradas y los destinatarios reciban los beneficios esperados. En él se centran todos los procesos productivos del equipo.
Actividades
Las actividades son el conjunto de prácticas que convierten en realidad, progresivamente, la idea inicial del proyecto. Estas se dividen de manera que se puedan asignar a áreas de trabajo específicas.
Calendario
Se refiere al cronograma de actividades, en el cual se incluyen plazos de entrega, fechas de inicio y finalización, y en general la duración total del proyecto.
Recursos disponibles
Son todos aquellos elementos de los que, las personas involucradas en el proyecto, pueden disponer, tanto en cuanto al capital humano como en las materias primas, espacios y otro tipo de materiales, para la fabricación o desarrollo del bien.
Presupuesto
Cualquier proyecto requiere de cierto capital económico para su desarrollo, por lo que es necesario realizar un presupuesto maestro que permita identificar y proyectar los posibles gastos e ingresos que genere el mismo.
Resultados
Al momento de estimar los resultados de un proyecto, es necesario que estos sean realistas, considerando todos los aspectos anteriormente mencionados, y utilizando una metodología adecuada como lo es el método SMART
Fases y etapas de un proyecto
La principal metodología que se utiliza en el desarrollo y gestión de proyectos es la que explicaremos a continuación, pues cada una de sus etapas facilita llevar un mayor control sobre cada uno de los procesos involucrados.
EI inicio
En esta etapa se estudia el entorno y se identifican las posibles mejoras o problemáticas a ser tratadas. A partir de la información recopilada, se proponen ideas y soluciones, las cuales se consolidan en una sola, la cual permite establecer un objetivo único.
Planificación
La planificación corresponde a la definición de actividades y su cronograma, asignación de personal y la determinación de objetivos específicos. Además, se consideran los diversos recursos de los que se pueden disponer para que el proyecto se pueda terminar.
Ejecución
Durante la ejecución del proyecto, se pueden aplicar distintas metodologías, como la metodología Scrum, para obtener un mayor control sobre los procesos de producción del equipo. Utilizando esta metodología, se definen tres roles: el product owner (define los requisitos del producto), el scrum master (el facilitador de proyectos) y los team members, siendo los primeros dos los garantizadores del buen desempeño del trabajo realizado.
Supervisión
La etapa de supervisión corresponde a la tarea de garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto, registrar fallos y posibles mejoras, y garantizar la calidad del producto o servicio.
Cierre
El equipo de trabajo se reúne, presenta el resultado final del proyecto, y se genera un diálogo en el que cada uno expresa los fallos y lecciones identificadas, para posteriormente realizar un informe final.
Ejemplos de cómo hacer un proyecto
Con la teoría expuesta, que incluye todo el conocimiento necesario para emprender un nuevo proyecto, podemos exponer un breve ejemplo para que comprendas, de manera más práctica, cómo aplicar lo anteriormente mencionado. Consideremos lo siguiente:
Una empresa de tecnología ha encargado a su departamento creativo la creación de un nuevo producto, aprovechando cierta deficiencia en los portátiles actuales los cuales no cumplen con las exigencias de los clientes. Es decir, este proyecto es de carácter privado, empresarial e informático. De esta manera, podemos nombrar los siguientes aspectos puntuales:
- Finalidad y objetivos: fabricar un producto capaz de suplir las necesidades del mercado, garantizando el progreso económico de la empresa. Entre los objetivos se cuentan el desarrollo de una nueva tecnología más rápida y eficaz; confeccionar mejores materiales; y generar una estrategia de marketing óptima.
- Destinatarios: público objetivo de la empresa, en especial, jóvenes.
- Producto: computador portátil.
- Actividades: entre las actividades del proyecto, se puede la siguiente secuencia: diseño del dispositivo; maquetación del software (tanto el back-end como el front-end); confección de los materiales necesarios; fabricación de cada una de las piezas (procesadores, placas base, etc); testeo; estrategia de marketing; informe final.
- Calendario: se ha dispuesto un intervalo de tiempo de un año, en el cual se ha analizado que no habrán muchos cambios en el mercado, y en el que se pueden cumplir todos los objetivos propuestos.
- Recursos disponibles: con respecto a este aspecto, la empresa cuenta con el equipo y los materiales necesarios para fabricar el hardware del dispositivo, pero es necesario contratar un equipo para desarrollar el software.
- Presupuesto: de acuerdo al presupuesto maestro realizado y el plan financiero, la empresa puede destinar una parte del mismo para el desarrollo del nuevo producto.
- Resultados: generar un incremento de un 50% de las ventas generales de la empresa y garantizar un 75% de las ventas de los productos fabricados como límite inferior.
Y, en cuanto a las etapas de desarrollo del proyecto, ya habiendo planificado lo anterior:
- Ejecución: una vez el proyecto se encuentra en pleno desarrollo, el product owner y el scrum master trabajan conjuntamente para que cada característica del dispositivo funcione correctamente, mientras que los team members trabajan en sus respectivos roles desarrollando cada una de las funciones del computador portátil.
- Supervisión: asimismo, los testeadores y supervisores garantizan la calidad y desempeño del desarrollo del proyecto, tanto individual como conjuntamente. Paralelamente, se está realizando un registro de estos datos para recopilarlos al final.
- Cierre: los computadores portátiles han sido terminados. El equipo se reúne e identifica los posibles errores durante la ejecución del proyecto y propone, para el año posterior del lanzamiento, el desarrollo de un nuevo producto con nuevas características.
Plantilla para la viabilidad de proyectos
En Excel Para Todos te brindamos herramientas eficientes para que tu proyecto alcance los objetivos propuestos y triunfe. La plantilla de evaluación y viabilidad de proyectos te permite llevar un mayor control sobre el desempeño de los procesos implicados, realizar comparaciones entre la evolución de los mismos y los resultados esperados, y garantizar que estos últimos se cumplan oportunamente.
