Nota de remisión
Las transacciones comerciales, a gran y pequeña escala, constituyen la principal fuente de ingresos de una empresa, por lo que es necesario documentarlas para llevar un registro preciso de los procesos contables que se llevan a cabo internamente. Para ello, se utilizan diferentes tipos de documentos, siendo uno de los más utilizados una nota de remisión.
Una nota de remisión es uno de los documentos más útiles dentro de la contabilidad de las empresas, por lo que en este artículo te explicaremos de qué se trata, cómo puedes hacer uno y donde, además, podrás encontrar una herramienta fundamental para realizar este proceso.
¿Qué es una nota de remisión?
Una nota de remisión es un documento comercial que se expide, por parte de un vendedor o acreedor, para evidenciar una transacción comercial, en este caso, la entrega de unos productos solicitados por un cliente.
Un remito, como también se le conoce, actúa como un comprobante de que el cliente ha recibido y confirmado la recepción de una lista de productos especificados en una orden de compra. Sin embargo, este no cuenta con un valor fiscal, pues su función se limita a registrar que una venta ha llegado a su término por la entrega de los artículos.
¿Para qué sirve una nota de remisión?
La utilidad y, por lo tanto, la importancia de una nota de remisión en los procesos contables de una empresa radica en su calidad de registro o comprobante. Esto permite que, por una parte, el comprador pueda verificar que los productos que ha solicitado han sido los mismos que ha recibido, así como que el importe total de los mismos es el que ha pagado.
En el caso del vendedor, puede ser un instrumento útil a la hora de realizar un balance de los ingresos obtenidos por venta de cada producto. Este tipo de cálculos son importantes realizarlos a la hora de calcular un Estado de resultados de la empresa.
Diferencia entre factura y nota de remisión
La principal diferencia entre una factura y una nota de remisión es que la primera cuenta con un valor fiscal, mientras que la segunda no. Además, también se puede mencionar que:
- La factura permite realizar reclamaciones legales por parte del cliente, mientras que la nota de remisión no cuenta con la misma validez legal para emprender este tipo de procesos.
- La factura contiene otros datos con respecto al precio de los productos, como el IVA. La nota de remisión no considera este aspecto de la transacción.
- La factura la porta, únicamente, el cliente. La nota de remisión puede ser portada tanto por el cliente como por el acreedor.
- La nota de remisión sólo se utiliza para llevar un registro de los procesos contables de una empresa. Por otra parte, la factura se utiliza como un comprobante de que se ha realizado una transacción en su última instancia, considerando aspectos financieros de la misma.
¿Qué datos debe incluir una nota de remisión?
Generalmente, una nota de remisión contiene cinco apartados de información, los cuales son:
Encabezado: la mayoría de documentos de este tipo, cuenta con un encabezado que determina el fin de los mismos, ya sea un recibo de pago, una factura o, en este caso, una nota de remisión.
Datos de la empresa: este apartado incluye toda la información que representa a una empresa o los datos de contacto de la misma, entre los cuales se encuentran:
- Razón social: es el nombre de la empresa o persona jurídica a cargo de realizar la entrega de los productos.
- Dirección.
- Número de contacto.
- Correo electrónico.
- Logo: en algunos casos, la empresa que expide la nota de remisión, personaliza el documento agregando su logo.
Datos del cliente y fecha de compra: se tratan de aquellos datos que identifican al comprador y la fecha en que se ha realizado la transacción. Aquí se incluyen:
- Nombre: en caso de que se trate de una persona natural, solo se especifica el nombre del comprador.
- Dirección del cliente.
- Fecha de compra.
Detalles de la venta: es la información que incluye las especificaciones de la transacción comercial, en materia de productos e ingresos.
- Cantidad de artículos.
- Artículo.
- Precio unitario.
- Importe: es el valor total de la venta de un producto en específico, considerando su precio unitario y la cantidad solicitada.
- Total: es el valor total de la venta.
Firmas: en este espacio, el cliente debe firmar para dejar constancia de que ha recibido los productos especificados en la nota.
¿Cómo se llena una nota de remisión?
Para diligenciar, correctamente, una nota de remisión es necesario considerar el orden establecido en el anterior apartado, pues es el que la mayoría de documentos presenta. En general, se deben seguir estas indicaciones:
- Aclarar que el documento se trata de una nota de remisión.
- Diligenciar los datos de la empresa, tanto lo descritos anteriormente como otros que también pueden ser relevantes, como el NIT o documento de identificación del negocio.
- Es importante especificar en qué fecha se realizó la compra de los productos, para llevar un registro preciso de los ingresos en un intervalo de tiempo específico. Además, se debe incluir los datos del cliente mencionados, aunque también se pueden agregar el número de documento del mismo, correo, entre otros.
- Esta parte es fundamental, pues contiene la información real de la transacción. Se trata de realizar un listado de todos los productos entregados al cliente, agregando aspectos como la cantidad y precio de cada uno de ellos, y el monto total generado por la venta.
- Por último, el cliente debe firmar al final del documento. En esta parte también se puede agregar un sello en caso de que se trate de una empresa.
Ejemplo de una nota de remisión
En el presente ejemplo, una librería denominada Librería Tordos ha realizado la entrega de 173 libros relacionados con diferentes áreas de la economía, de acuerdo a la solicitud del decano de una universidad llamada Universidad de Investigación Empresarial. Para evidenciar la entrega de los productos comprados, se ha expedido una nota de remisión, que presenta el siguiente aspecto:
¿Cómo hacer una nota de remisión en Excel?
En la actualidad, Microsoft Excel se ha convertido en uno de los programas más utilizados en el ámbito comercial debido a la seguridad que brinda al registrar grandes bases de datos y tratarlas correctamente, además de ser una herramienta fundamental en la creación de documentos comerciales, como lo es una nota de remisión.
Para crear una nota de remisión en Excel solo debes seguir estas instrucciones:
- Definimos el encabezado del documento. Para ello, utilizaremos las diferentes herramientas de personalización y modificación que Excel ofrece. Veamos la aplicación de algunas de ellas:
- Combinar y centrar: activamos la celda donde hemos escrito el título “Nota de remisión” y ampliamos la selección a un rango mayor de celdas. Posteriormente utilizamos la herramienta Combinar y centrar para conformar un encabezado.
- Color de relleno: también podemos personalizar nuestra nota de remisión con los colores de la empresa. Esto se puede hacer por medio de la herramienta Color de relleno.
- Fuente: por último, podemos configurar la fuente, el color y el tamaño de la misma.
- Ahora, definimos el apartado de los datos de la empresa. Para ello, solo será necesario seleccionar las suficientes celdas para escribir toda la información pertinente y utilizar la herramienta Combinar celdas fila por fila.
- Para los datos del cliente y la fecha de compra, utilizaremos la primera columna de nuestro formato para escribir las etiquetas. Por último, combinamos las celdas de las columnas restantes.
- En este momento, definimos las etiquetas de detalle de compra, siguiendo las mismas indicaciones de los anteriores puntos en caso de que sea necesario. Podemos extender nuestra tabla de productos cuanto queramos.
- El apartado de firmas siempre se debe ubicar en la parte final de la nota de remisión, por lo que lo ubicamos debajo de la lista de productos, utilizando las herramientas anteriormente descritas.
- Por último, para demarcar el espacio de trabajo de nuestro documento, utilizamos la herramienta de Bordes. En primera instancia, seleccionaremos todo el cuadro y aplicamos la opción Todos los bordes.
Una vez hecho esto, implementamos la opción Borde exterior grueso para definir los diferentes apartados y el documento en general
- Podemos agregar los últimos detalles de nuestro formato mediante las diferentes herramientas de personalización anteriormente descritas.
- Siguiendo el ejemplo anterior, podemos utilizar diferentes funciones matemáticas para realizar los cálculos necesarios. Para calcular el importe de cada uno de los productos, escribimos la operación de multiplicación en la barra de fórmulas, indicando las celdas que contienen el precio unitario del producto y la cantidad solicitada.
Esto se puede repetir para los demás productos arrastrando el cursor, una vez seleccionada la celda que contiene la operación, hasta la última celda.
- Para finalizar, debemos calcular el total de la compra. Para ello, utilizamos la función SUMA, seleccionando el rango de celdas que contienen el importe de los productos.
Formato Nota de remisión en Excel
En Excel Para Todos conocemos la importancia de saber trabajar con herramientas como Microsoft Excel. Por esta razón, hemos diseñado un Formato de Nota de remisión en Excel con el cual podrás llevar un registro constante de las diferentes transacciones comerciales que realices, de manera segura, rápida y sencilla.
