Orden de compra
Los procesos de compraventa son una transacción comercial de bienes, por parte de un proveedor a un comprador que ha solicitado la adquisición de unos productos o servicios. Sin embargo, este tipo de actividades son más complejas, y requieren de la especificación de ciertos datos para llevarlas a buen término. Uno de los documentos más importantes dentro de este contexto es una orden de compra.
Una orden de compra es un documento emitido por un comprador para solicitar la adquisición de unos bienes a una empresa acreedora. Por esta razón, es importante que sepas de qué se trata, por lo que en este artículo te explicaremos todo lo relacionado con este concepto para que emprendas tus negocios de manera segura y confiable.
¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra, también denominada pedido de compra o PO (Purchase Order), es un documento comercial que registra una solicitud de compra. En este se incluyen las diversas especificaciones y condiciones que debe cumplir el proveedor en la distribución de los bienes solicitados, en materia de precios, cantidad y envío. Estos documentos son expedidos por el comprador, quien hace entrega de los mismos a la empresa acreedora.
Este documento actúa como un comprobante de la solicitud y realización de una compra, pues permite que tanto los compradores como los proveedores puedan llevar un registro de sus egresos e ingresos y el concepto de los mismos.
¿Para qué sirve una orden de compra?
Una orden de compra cumple muchos roles en el marco de las relaciones comerciales. Sin embargo, su función principal es la de garantizar el cumplimiento del proceso de compra de acuerdo a las exigencias del comprador y las posibilidades que posee el vendedor de suplirlas.
Por otra parte, constituye un registro útil para llevar a cabo los procesos contables internos de la empresas, lo que les permite evaluar sus estados financieros respectivos en materia de ventas, depreciación (considerando el valor inicial del bien adquirido) y costos. De esta manera, al declarar la renta, se tienen los datos necesarios para establecer la tasa de impuestos a pagar.
Importancia de la orden de compra
La importancia de una orden de compra radica en su valor legal, a partir del cual se pueden emprender reclamaciones y demandas por el incumplimiento del pago por parte del comprador. En consecuencia, un documento de este tipo también constituye una especie de contrato, lo que permite establecer lazos de confianza entre las distintas empresas que participan en el mismo.
En materia de impuestos, una orden de compra permite realizar una deducción de los mismos en la evaluación de presupuestos y finanzas, siendo uno de los cálculos más importantes dentro del control de la empresa en su contexto financiero.
Características de una orden de compra
- Contiene una lista de todos los productos solicitados, especificando la cantidad a recibir.
- Registra los diversos costos en lo que la empresa debe incurrir, incluyendo costos de transporte, impuestos, IVA, entre otros.
- Posee una validez fiscal.
- Es un registro de los diferentes procesos comerciales que se han llevado a cabo durante ciertas fechas.
- Especifica ciertos aspectos relacionados con el envío y transporte de la mercancía en materia legal.
Datos y elementos de una orden de compra
En el contexto de las relaciones comerciales, existen diversos formatos de orden de compra, algunos más simples que otros. Sin embargo, en general se debe tener en cuenta cinco clases de datos:
Datos generales: son aquellos datos que identifican a la orden de compra en cuestión. Tener en cuenta estos datos permite llevar un control sobre el número de compras realizadas en un intervalo de tiempo.
- Número de orden de compra.
- Fecha del pedido.
Datos del cliente y el proveedor: son la información que identifica a las personas o empresas involucradas en el proceso de compraventa.
- Nombre: es el nombre que reciben las personas naturales que representan tanto al departamento de ventas de la empresa que compra y a la empresa acreedora.
- Razón social: es el nombre que reciben las personas jurídicas involucradas en la relación comercial.
- Dirección.
- Teléfono.
- Correo.
Datos del envío y el método de pago: en este apartado se incluye toda la información en materia de los diferentes métodos de envío y pago. Se utilizan diferentes términos relacionados al contrato de compraventa.
- Incoterm: es un término que indica la forma en que se debe realizar la entrega de los productos. Este concepto se utiliza para evaluar los diferentes costos de envío y las diferentes responsabilidades de las partes involucradas durante el mismo.
- Forma de pago.
- Fecha de envío.
Datos de la compra: aquí se especifican ciertos detalles relacionados con los diferentes costos en los que se debe incurrir en concepto de la lista de productos solicitados.
- Código: los inventarios de las empresas cuentan con diferentes códigos para identificar los productos con los que comercializan, por lo que, a menudo, se incluye este dato en la orden de compra.
- Producto.
- Cantidad.
- Precio unitario.
- Importe: es el precio a pagar por cantidad de producto.
- Subtotal: es el valor antes de impuestos y costos.
- Descuento: en algunos casos, el comprador puede acceder a descuentos por la compra de ciertos productos o por otro motivo condicionado por el mercado y la temporada. Este dato es negativo, y reduce el costo total de la compra.
- IVA.
- Costos.
- Total: es el valor final, una vez aplicados costos, descuentos e impuestos.
Firma: se refiere a la firma de la persona encargada de realizar la compra, y es quien la aprueba la solicitud de la misma.
Sección de notas: a menudo, es recomendable expresar ciertas condiciones y aspectos, que no se incluyen en los anteriores datos, en un apartado de notas.
Tipos de orden de compra
En el marco comercial, se utilizan diversos tipos de orden de compra, dependiendo de las necesidades del comprador o la relación comercial que mantenga con un proveedor. Estos son:
1. Orden de compra estándar
Se refiere a la orden de compra por defecto, en la cual se incluyen todos los datos necesarios para emprender un proceso de compraventa, como lo es los diferentes precios a pagar, fecha de expedición del documento y otras especificaciones mencionadas en el apartado anterior. Es el tipo de pedido más común, pues se utiliza cuando un negocio requiere realizar compras regularmente.
2. Orden de compra planificada
En este caso, la fecha de entrega se desconoce pero, dentro de los planes de la empresa, se tiene en cuenta la compra de nuevos productos. Por esta razón se emite una orden de compra planificada, de manera que el proveedor pueda cumplir con lo solicitado en el momento de que el comprador establezca una fecha específica para la entrega de los bienes.
3. Orden de compra abierta
En los procesos de compraventa donde se utiliza esta clase de orden de compra, el cliente no conoce la totalidad de los datos necesarios para realizar una compra, de manera que define una fecha en especial y una cantidad de productos a solicitar, para que el proveedor pueda evaluar el cumplimiento de las mismas.
4. Orden de compra por contrato
Es un tipo de orden de compra donde el cliente y el proveedor han establecido una relación comercial por contratación, de manera que los valores de los productos solicitados no dependen por los diferentes factores que afectan al mercado, sino por el contrato realizado entre las dos empresas.
Ventajas de una orden de compra
- Permite llevar a cabo los procesos de compraventa de manera rápida.
- Garantiza el cumplimiento de los requisitos de la solicitud.
- Formaliza las relaciones comerciales legalmente.
- Registra diferentes aspectos de la actividad comercial de dos empresas o más.
- Es un documento útil a la hora de evaluar las ventas efectuadas.
- Permite establecer lazos de confianza entre las empresas implicadas.
- Dentro de los procesos contables de la empresa, permite evaluar el estado financiero de las mismas.
- Permite realizar un cronograma de las diversas actividades comerciales a realizar.
- Se utiliza para calcular los diversos presupuestos financieros y operativos de una empresa.
- Permite controlar los aspectos relacionados al envío de la mercancía solicitada.
¿Cómo hacer una orden de compra?
El proceso de emisión de una orden de compra se puede definir en cuatro pasos, principalmente, los cuales son:
Enviar la solicitud de compra
Una empresa debe tomar sus decisiones de manera colectiva, pues debe considerar los diversos presupuestos elaborados por cada área para emprender nuevas acciones comerciales y económicas. Por esta razón, es importante que al llevar a cabo un proceso de compraventa, se realice una solicitud al área de compras para que esta analice los diversos costos en los que se debe incurrir por la adquisición de los bienes solicitados.
Seleccionar un proveedor
El área de compras se encarga de evaluar el panorama del mercado actual, para poder establecer una relación comercial con el proveedor más indicado. Por lo tanto, este departamento selecciona un vendedor, una vez la solicitud ha sido autorizada, con base a un análisis de los costos y de las necesidades reales de la empresa.
Cabe destacar que en este proceso de selección también participa el área de finanzas, pues este se encarga de destinar los recursos necesarios a la adquisición de nuevos bienes según el estado financiero actual de la empresa, realizando cálculos como el estado de resultados.
Confirmar el pedido
Una vez que la solicitud ha sido enviada al proveedor, este analiza la posibilidad de cumplir con los requisitos de la misma. Posteriormente, confirma la venta de los bienes mediante un sistema de contratación que regula las relaciones comerciales de este tipo.
Recibir la compra realizada
La etapa final del ciclo de una orden de compra se trata, únicamente, de adquirir los bienes solicitados por parte del proveedor. En este punto, se debe asegurar que las especificaciones de la solicitud hayan sido cumplidas. Puede que el vendedor, o empresa acreedora, expida una nota de remisión para dejar constancia de la entrega de los productos.
Ejemplo de una orden de compra
Una librería, denominada Librería Tordos, ha realizado un análisis de su inventario y de la disponibilidad de ciertos productos para comercializarlos por un plazo de tres meses. El resultado del estudio establece que la empresa no posee ejemplares de cuatro libros, los cuales suponen una gran fuente de ingresos, por lo que decide emitir una orden de compra a una editorial, en este caso, la Editorial Nuevo Mundo, para la adquisición de los mismos.
Veamos algunos detalles importantes del ejemplo:
- Las personas encargadas de emitir y recibir la orden de compra son Guillermo y Charlotte, los cuales se hacen responsables del proceso de compraventa.
- Las dos empresas se encuentran en la misma ciudad, por lo que el cliente tiene la posibilidad de solicitar al proveedor que realice la entrega de los productos en la sede de la librería. El proveedor, por su parte, contrata una empresa de transporte para enviar la mercancía, proceso que será costeado por el comprador.
A este tipo de proceso de compraventa se le conoce como DPU o Entregado en el Lugar Descargado, en español.
- El cliente solicita un plazo de tres meses para costear la adquisición de los productos a partir de la venta de los mismos.
- El comprador puede acceder a un descuento del 10%, el cual se ve reflejado en el total de la compra.
¿Cómo hacer una orden de compra en Excel?
Crear una orden de compra en Excel es un proceso sencillo y para ello, solo debes tener en cuenta, en primera instancia, tres herramientas:
- Combinar y centrar: mediante esta herramienta se pueden combinar varias celdas, de manera que conformen una sola, abarcando un mayor rango. Es una herramienta útil para diseñar encabezados para títulos, así como para ordenar distintos documentos. Se ubica en la sección de Alineación, en la pestaña de Inicio. Solo debes seleccionar el rango de celdas a combinar, ya sean filas o columnas.
- Fuente: Excel permite personalizar nuestros documentos mediante diversas herramientas de personalización. Por ejemplo, podemos modificar el aspecto de la fuente utilizada en el formato. En este caso, solo utilizaremos las herramientas Fuente, Tamaño de fuente y Color de fuente, ubicadas en la parte derecha de la pestaña de Inicio.
- Color de relleno: otra herramienta de personalización que permite a las empresas dar un sello distintivo a sus documentos es Color de relleno, con la cual podemos modificar el color de las celdas y organizar nuestra información de manera más visual.
Ahora, veamos cómo hacer una orden de compra:
- Definimos el encabezado del documento, utilizando las herramientas de Combinar y centrar, Fuente y Color de relleno. Utiliza el rango de celdas que sea necesario.
- Ahora, diseñamos el apartado de datos generales, es decir, el correo del emisor, el número de orden de cuenta y la fecha de expedición de la misma. El orden de esta información puede variar, por lo que puedes diseñar este espacio de distinta manera. De igual manera, utilizaremos las tres herramientas mencionadas anteriormente.
- Es momento de diseñar el espacio de los datos del cliente y el vendedor, teniendo en cuenta la información explicada en uno de los apartados anteriores del artículo.
- En este paso, vamos a detallar la información de envío y pago.
- Diseñamos el espacio para los detalles de la compra. En este caso, utilizaremos un promedio de IVA de Iberoamérica.
Aquí, podemos utilizar distintas funciones matemáticas que Excel ofrece para realizar los cálculos:
- Para calcular el importe de cada uno de los productos, podemos escribir, en la barra de fórmulas, la operación de multiplicación, indicando la celda del precio unitario y la cantidad.
- Para calcular el subtotal, utilizamos la función SUMA.
- Para calcular el IVA, multiplicamos el porcentaje del impuesto por el subtotal. En caso de descuento, se aplica la misma operación.
- Para calcular el total, se suman todos los gastos, junto al subtotal, y se resta el descuento.
- Podemos agregar un espacio para notas en la esquina inferior izquierda.
- Por último, delimitamos el espacio del documento mediante la herramientas Bordes. Primero seleccionamos el rango que ocupa la orden y aplicamos la opción Todos los bordes.
Y, para demarcar los diferentes apartados del documento, seleccionamos el rango y utilizamos la herramienta Borde exterior grueso.
Formato Orden de compra en Excel
En Excel Para Todos conocemos la importancia de este programa para la seguridad y eficacia de tus procesos comerciales. Es por esta razón que hemos desarrollado un Formato de Orden de Compra en Excel totalmente gratuito, para que puedas aprovechar todos los beneficios de Microsoft Excel sin necesidad de que inviertas tu tiempo en la creación de una plantilla desde cero.
El Formato de Orden de Compra en Excel incluye todos los datos importantes para emprender un proceso de compraventa, como el CIF, los incoterms, apartado para notas y las funciones matemáticas preparadas para el cálculo de valores totales. Solo debes descargarlo, ingresar los datos ¡y listo!, podrás emitir tu orden de compra de manera rápida y sencilla.
