Documentos contables y no contables
La contabilidad de empresas supone el registro de sus operaciones comerciales en documentos contables y no contables, capaces de evidenciar las características, tanto monetarias como procesales, de la transacción. Así, estos funcionan como soportes que justifican la actividad económica de la empresa, ante las instituciones como para la evaluación de la situación financiera.
En este artículo, te explicaremos de cuáles se tratan.
¿Qué son los documentos contables y no contables?
Las empresas suelen utilizar dos tipos de documentos con el fin de registrar ciertas características de la operación comercial, así como de establecer un medio de comunicación e información con sus proveedores y clientes. Estos documentos son:
Documentos o soportes contables
Los documentos o soportes contables son aquellos que afectan la contabilidad de la empresa, pues es donde se registran los procesos intervinientes en las operaciones comerciales de la misma. Estos no solo se elaboran con una intención analítica, en tanto que se emplean para evaluar la situación financiera y su evolución en el tiempo respecto a la actividad realizada, sino también legal, pues la ley los exige.
Documentos o soportes no contables
Los documentos o soportes no contables son aquellos cuyo propósito es esencialmente administrativo, pues son registros e informes relacionados a las características, no necesariamente monetarias, de las operaciones comerciales de la empresa. Por lo tanto, no afectan la contabilidad. Por ejemplo, se tratan de registros de cumplimiento, información de los trabajadores, entre otros aspectos de índole administrativa.
¿Qué importancia tienen los documentos contables y no contables para las empresas?
La actividad y el dinamismo de las empresas exige un método o sistema capaces de recopilar la información en todo momento, con el fin de que, con el transcurrir del ejercicio empresarial, no se pierdan detalles y así conocer la situación financiera de las mismas. Los documentos contables y no contables son, por lo tanto, elementos fundamentales para almacenar dicho conjunto de datos.
Por una parte, los documentos contables son importantes en tanto que registran todas las operaciones que afectan la contabilidad de la empresa y, en consecuencia, a sus finanzas. A partir de esto, se puede realizar un análisis de los resultados de la actividad, con el fin de identificar errores y desarrollar, con mejores estrategias, una planificación financiera eficaz.
Por último, los documentos no contables son indispensables para realizar una correcta administración de las operaciones de la empresa, pues permiten verificar el cumplimiento tanto de la empresa en sí como de los clientes respecto a sus obligaciones con el otro. Además, brindan un valioso conjunto de información en cuanto al perfil de las relaciones comerciales y del capital humano.
Tipos de documentos contables y no contables
Los documentos contables se clasifican en dos tipos, según la persona o entidad que los elabore. A partir de esta clasificación, existen diferentes registros, los cuales son de vital importancia para registrar cada una de las características específicas del proceso. Por otra parte, también existen una gran cantidad de documentos contables cuya gestión es fundamental para la administración de la empresa y de sus elementos.
Documentos contables internos
Los documentos contables internos son aquellos que la misma empresa elabora como parte de su ejercicio contable, pues se utiliza para efectos del mismo y de la actividad desarrollada durante un intervalo de tiempo en específico. Son utilizados tanto para evaluar la situación de la empresa como para presentar el informe ante las entidades pertinentes.
Algunos de ellos son:
Recibos de caja o comprobantes de ingreso
Un recibo de caja, o comprobante de ingreso, es un registro de los ingresos recibidos por la empresa como resultado de una transacción comercial, es decir, la compra de un bien por parte de un cliente. El pago se puede hacer en efectivo, mediante un cheque o cualquier otro formato equivalente. Su finalidad es evidenciar el total del importe recibido.
Recibo de caja menor
Un recibo de caja menor es una justificación documentada de los gastos menores que deben ser cubiertos por la empresa. La cobertura de estos se hace a través de un fondo conocido como caja menor, es decir, una cantidad de dinero en efectivo destinada a cubrir gastos como alimentación, papelería, entre otros.
Factura de venta
Una factura de venta es un documento emitido por un vendedor con el fin de registrar la venta de un bien o servicio, describiendo las características principales de la transacción, tales como los productos comprados, el precio de venta, unidades vendidas, total y medios de pago utilizados. Finalmente, dicho documento se entrega al comprador como soporte de la operación.
Comprobante de egreso o comprobante de pago
Un comprobante de egreso, también conocido como comprobante de pago, es un registro contable que documenta y evidencia el pago de las responsabilidades financieras de una empresa. Este documento sirve como prueba de que se ha realizado un pago y permite llevar un registro preciso de las transacciones financieras relacionadas con sus gastos y obligaciones.
Nota débito
Una nota de débito es un documento emitido por una empresa con el propósito de notificar a un cliente sobre un cargo adicional que se agrega a una factura, lo que resulta en un aumento en el costo total a pagar por la compra de un producto o servicio.
Este aumento en el precio puede deberse a errores en la facturación original de la compra o a la inclusión de gastos adicionales o intereses. Dado que la nota de débito tiene implicaciones legales y fiscales, las empresas tienen la autorización para realizar este incremento en el saldo a pagar, y el cliente está obligado a cumplir con ese aumento en el costo total.
Nota crédito
Una nota de crédito es un documento comercial que registra la anulación, total o parcial, del monto de una venta previamente realizada. Se utiliza en situaciones en las que se ha emitido una factura con valores incorrectos que disminuyen el importe que el cliente debe pagar, o cuando el cliente solicita una devolución de productos.
Al emitir una nota de crédito, se está informando al cliente que la deuda que tenía como resultado de una transacción comercial se ha reducido. Esta deuda se refiere al importe que el cliente estaba obligado a pagar por la compra de un producto o servicio.
Kardex (entradas y salidas del almacén)
Un Kardex es un registro de los bienes o mercancías de los que se dispone en el inventario de la empresa. En este, se especifican las cantidades adquiridas, así como el volumen de las ventas, por lo que también se incluyen el precio del bien. En esencia, su propósito es el de realizar una anotación de las entradas y salidas de productos en el almacén.
Nota de contabilidad
Una nota de contabilidad es un documento utilizado como nota adicional a los registros contables, con el fin de explicar ciertos detalles respecto a las operaciones comerciales realizadas. En este se explican los compromisos, políticas, condiciones y algunas explicaciones respecto al movimiento de activos y pasivos.
Comprobante diario de contabilidad
Un comprobante diario de contabilidad, mayormente conocido como libro diario, es un registro cronológico de las transacciones realizadas durante el ciclo contable de la empresa. Por lo tanto, diariamente, se deben asentar en dicho documento las operaciones realizadas durante la fecha, como lo pueden ser pagos, ingresos, ventas o compras.
Documentos contables externos
Los documentos contables externos son emitidos por entes ajenos a la empresa, para luego ser entregados a la misma, debido a que existe una relación comercial entre el tercero y esta última.
Los más utilizados son:
Comprobante de compra con tarjeta de crédito
Un comprobante de compra con tarjeta de crédito evidencia que una transacción se ha realizado a través de una tarjeta de crédito. Hecha la compra, el vendedor hace entrega del documento al comprador, quien a su vez recibe, por mensaje de texto, la notificación de que se ha realizado un desembolso.
Comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros
Un comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros es un registro utilizado por los bancos para evidenciar el depósito, es decir, el ingreso de una cantidad de dinero a la cuenta, o el retiro de unos fondos monetarios realizada por el titular. Tanto el banco como el titular son tenedores de estos comprobantes, con el fin de identificar posibles transacciones no autorizadas de las que la persona no tenga conocimiento.
Recibo de consignación bancaria
Un recibo de consignación bancaria es un documento emitido mediante el cual se confirma que una persona ha consignado un monto a una cuenta. Tanto el banco como el depositante son poseedores del documento, buscando que en caso incongruencias respecto al depósito, se pueda evidenciar que se había hecho correctamente.
Factura de compra a proveedores
Una factura de compra a proveedores es un documento que certifica la compra de unos bienes o servicios por parte de un cliente a su proveedor. Este último es quien se encarga de emitir dicho documento, el cual resulta útil tanto para hacer un seguimiento de los gastos (desde la perspectiva del cliente) como para evaluar las ventas realizadas (Desde la perspectiva del proveedor).
Cheque
Un cheque es un medio de pago mediante el cual, una persona, conocida como librador, expresa su intención de que el banco le pague cierta cantidad de dinero a otra quien posee el documento, a la cual se le denomina beneficiario. Así, este último adquiere el derecho de recibir un monto siempre que el librador disponga de fondos en su cuenta bancaria.
Letra de cambio
Una letra de cambio, también llamada giro o libranza, es un documento formal utilizado en transacciones comerciales para garantizar el pago en una fecha específica. Desde el punto de vista legal, se considera un instrumento respaldado por el derecho comercial, lo que significa que el emisor puede tomar medidas legales si la persona que debe el dinero no paga en los plazos acordados.
Para que una letra de cambio sea efectiva, debe estar en posesión del beneficiario, es decir, la persona que recibe el dinero especificado en el documento. En algunos casos, la persona que emite la letra de cambio también puede ser el beneficiario, pero en otros, el emisor solo crea el documento y transfiere los derechos económicos a un beneficiario a través de un proceso llamado endoso.
Pagaré
Un pagaré es un documento mediante el cual una persona se compromete a pagar una cierta cantidad de dinero en un momento específico. Al momento de constituirse el compromiso, se debe expresar, por escrito, el término “pagaré”. Hecho esto, la persona se ve obligada a realizar el pago en la fecha establecida, de manera incondicional.
Documentos no contables
Notas de remisión
Una nota de remisión es un documento comercial que emite un vendedor, o acreedor, para registrar una transacción comercial, en particular, la entrega de productos solicitados por un cliente.
Este documento, conocido también como remito, sirve como prueba de que el cliente ha recibido y confirmado la entrega de los productos detallados en una orden de compra. Es importante destacar que la nota de remisión no tiene valor fiscal, su único propósito es registrar que la venta se ha completado exitosamente con la entrega de los artículos correspondientes.
Cotizaciones
Una cotización es un documento utilizado para detallar el precio de un bien o servicio, como parte de la evaluación de compraventa por parte de una empresa. Estos documentos son esenciales para analizar la capacidad presupuestaria respecto a los productos a comprar.
Cabe mencionar que una cotización no implica una compra en sí, sino que se utiliza, únicamente, para conocer el precio de un producto y realizar una comparación entre otras opciones.
Órdenes de pedido
Una orden de pedido es un registro en el que se especifican las características y condiciones de una compra, las cuales son pactadas entre el vendedor y el cliente. Así, se establece el lugar, el precio, el medio de pago y la fecha en que se ha de realizar la venta del producto o servicio solicitado.
Órdenes de compra
Una orden de compra es un documento que registra la solicitud de compra de productos o servicios. En este documento se detallan las especificaciones y condiciones que el proveedor debe cumplir al suministrar los bienes requeridos, como precios, cantidad y términos de entrega. Estas órdenes son generadas y emitidas por el comprador, quien luego las entrega a la empresa proveedora.
La orden de compra desempeña un papel importante como comprobante de la solicitud y ejecución de una compra. Permite a compradores y proveedores llevar un registro de sus transacciones comerciales, incluyendo sus gastos e ingresos, así como los detalles de las transacciones.
Órdenes de entrega
Una orden de entrega es un certificado en el que un cliente afirma que los productos solicitados han sido entregados por el vendedor, según lo pactado y con las características establecidas al momento de realizar la venta. De esta manera, el vendedor evita posibles reclamaciones al comprobar que la venta se hizo correctamente.
Hojas de vida
Una hoja de vida es un resumen de las habilidades y recorrido profesional de una persona, con el fin de evidenciar su experiencia en un campo laboral en específico, relacionado a una vacante para el cual se encuentra solicitando un puesto. Se suelen incluir estudios, proyectos en los que ha participado el aspirante y antiguos empleos. Actualmente, también se recomienda detallar sus experiencias personales y la relación con las personas.
Solicitudes
Una solicitud de empleo consiste en una carta donde un aspirante expresa su intención de cubrir un puesto de trabajo. Es similar a la hoja de vida, sin embargo, en este caso se diligencian ciertas preguntas en particular, las cuales formula la empresa que ofrece la vacante.
Cuánto tiempo se deben conservar los documentos contables
Tanto las personas naturales como las personas jurídicas deben conservar sus documentos contables durante un periodo de 10 años, desde la elaboración del último asiento contable. El formato en el que se conserven puede ser elegido por la empresa de manera arbitraria, ya sea que se decida un medio electrónico o físico. Una vez transcurrido este periodo, dichos formatos se pueden destruir.
Para efectos fiscales, los documentos contables deben ser conservados hasta el término de la declaración de renta correspondiente, con el fin de que la respectiva entidad realice el cálculo de los impuestos que la empresa debe pagar por los ingresos generados.
Formatos de Soportes Contables en Excel
Debido a la inmensa cantidad de documentos contables y no contables que las empresas deben gestionar, para garantizar así un correcto ejercicio contable y administrativo, en Excel Para Todos hemos desarrollado diversas herramientas que te pueden ayudar a realizar estos procesos.
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